Journée en famille : la checklist pour ne rien oublier

Organiser une journée en famille demande surtout de suivre le bon ordre. Commence par fixer la date, l’horaire et le lieu, puis gère les inscriptions, les âges des enfants et les besoins alimentaires. La semaine précédente, vérifie la météo, l’accès, le parking et le matériel prévu pour les jeux. Les derniers jours servent aux courses fraîches, au refroidissement des boissons, aux salades et à l’installation des tables, chaises et espaces abrités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’heure
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les enfants et les âges
Établir la liste définitive des invités
Vérifier les prévisions météo
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier l’alimentation électrique
Vérifier les installations sanitaires
Composer le programme du jeu
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Composer la sélection musicale
Envoyer les indications d'accès
Envoyer les infos de parking
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Imprimer la liste des allergènes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Couper les légumes
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les plats chauds
3 personnes
Mettre de côté les plats végétariens
Étiqueter séparément les allergènes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Encadrer les jeux pour adultes
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Allumer l’éclairage
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel audio
Éteindre l’éclairage
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Parasolsqté 3
Couvertures de pique-niqueqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes creusesqté 40
Assiettes à dessertqté 80
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 70
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Programmesqté 70

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 2
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Buts de footballqté 2
Volley-ballqté 2
Filet de volley-ball
Frisbeesqté 6
Corde de tir à la corde
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Balles d'eauqté 100
Cartes de jeuqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et l’heure au moins 4 semaines à l’avance, puis envoie les invitations avec une date limite de réponse. Tu auras ainsi le temps de relancer les familles qui n’ont pas répondu.
Demande les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis imprime une liste des allergènes pour le buffet. Prévois aussi l’âge de chaque enfant afin d’adapter les jeux et la surveillance.
Vérifie la météo 3 à 5 jours avant la journée. En cas de pluie ou de forte chaleur, confirme les tentes, parasols, couvertures et l’accès à une alimentation électrique adaptée.
Prépare les éléments imprimés la veille : badges nominatifs, programme, indications d’accès et informations de parking. Ils évitent les questions répétées à l’arrivée et facilitent l’accueil des enfants.
Fais les achats non périssables plusieurs jours avant, puis les produits frais la veille. Refroidis les boissons au moins 12 heures à l’avance et prépare les salades le jour précédent si leur recette le permet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant l’événement. Tu pourras ensuite établir la liste définitive des invités et ajuster les quantités.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation 3 à 5 jours avant. Cette dernière permet de décider concrètement du nombre de tentes, parasols ou couvertures nécessaires.
Quand préparer les boissons et les salades ?: Achète les boissons au plus tard la veille et mets-les au frais 12 heures avant le début. Prépare les salades la veille lorsque c’est possible, puis contrôle les courses et les aliments frais le matin même.
Que faut-il vérifier pour les enfants avant la journée ?: Recueille leur âge et les besoins particuliers au moment de l’inscription, puis finalise la liste environ 10 jours avant. Prépare ensuite les badges, le programme des jeux et le matériel correspondant avant l’installation.

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