Zo organiseer je een veilige fakkeltocht

Begin niet met de fakkels, maar met de route en de verantwoordelijkheid onderweg. Leg eerst start, finish en rustpunten vast en regel toestemming voor de route. Daarna deel je begeleiders in, werk je het veiligheidsplan uit en verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste dagen controleer je de route opnieuw, richt je inschrijving en rustpunt in en leg je fakkels, verlichting en blusmiddelen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor de route regelen
3
Start- en eindlocatie reserveren
4
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
5
Begeleiders en posten indelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Fakkels en veiligheidsmateriaal bestellen
11
Catering bestellen
12
Route vooraf controleren
2 personen
13
Oversteekplaatsen beoordelen
2 personen
14
Fakkels droog opslaan
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Deelnemerslijsten afdrukken
18
Routekaarten en instructies afdrukken

Event

19
Startlocatie controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Route markeren
4 personen
23
Rustpunt inrichten
3 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Fakkels en bekers klaarleggen
3 personen
26
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen
27
Begeleiders instrueren
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Fakkels uitdelen
3 personen
30
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
31
Fakkeltocht begeleiden
10 personen
32
Verkeersoversteken begeleiden
4 personen
33
Rustpunt bemannen
3 personen
34
Dranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Fakkels veilig doven
4 personen
37
Achterblijvers controleren
2 personen
38
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Routepijlen en afzetting verwijderen
4 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Startlocatie schoonmaken
3 personen
44
Fakkelresten verwijderen
3 personen
45
Materialen droog opbergen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
47
Overgebleven voorraad opbergen
48
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 2
Uitgifte tafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 5

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 20
Hoofdlampenaantal 12
Reflecterende routepijlenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafon
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Fakkelsaantal 100
Fakkelhoudersaantal 100
Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Wateremmersaantal 8
Reflectievestenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 16
Zaklampenaantal 10

Registratie

Inschrijfmappenaantal 3
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Polsbandjesaantal 100
Routekaartenaantal 100
Instructiebordenaantal 6
Naamstickersaantal 120

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare soepkommenaantal 100
Herbruikbare lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Keukenrollenhoudersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Gereedschap

Hameraantal 2
Pionierschoppenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Touwaantal 2

Tips

Plan per routegedeelte een verantwoordelijke en geef begeleiders portofoons. Neem bij elke oversteekplaats vooraf een besluit over toezicht, afzetting en veilige wachtruimte.
Regel toestemming voor de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vervolgens de hele route opnieuw: een gewijzigde oversteekplaats, donkere bocht of afgesloten pad kan je plan veranderen.
Geef deelnemers uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf praktische informatie over starttijd, kleding, route, fakkelgebruik en wat ze bij een rustpunt kunnen verwachten. Vermeld ook waar ze zich inschrijven.
Bewaar fakkels droog en leg veiligheidsmateriaal niet verspreid klaar. Zet bij start en rustpunt wateremmers, brandblussers, blusdekens en EHBO-koffers op een vaste, direct bereikbare plek.
Reken bij de voorbereiding van het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en verwerk dieetwensen vóór je catering bestelt. Zet dranken pas op de dag zelf koud, zodat ze niet onnodig lang ruimte innemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik toestemming voor een fakkeltocht regelen?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met toestemming voor de route. Houd daarna nog tijd over om voorwaarden over oversteekplaatsen, afzettingen of begeleiding in je veiligheidsplan te verwerken.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Plan minimaal één begeleider bij de start, één bij de finish en één per belangrijk routegedeelte of rustpunt. Bij meerdere oversteekplaatsen wijs je per oversteekplaats een aparte post toe; laat niemand tegelijk lopen en verkeer regelen.
Wat moet ik klaarzetten bij een fakkeltocht?: Leg per deelnemer een fakkel en, als je die gebruikt, een fakkelhouder klaar. Bij de posten heb je onder meer wateremmers, brandblussers, blusdekens, EHBO-koffers, zaklampen en reflectievesten nodig; controleer alles uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer controleer ik de route van een fakkeltocht?: Doe een eerste controle zodra de route vastligt en een tweede controle op de dag zelf, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor de start. Controleer vooral donkere stukken, oversteekplaatsen, routepijlen en plekken waar deelnemers kunnen uitwaaieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.