Einen Fackelzug sicher und ohne Zeitdruck organisieren

Bei einem Fackelzug entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über Sicherheit und einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Strecke, Rastpunkten sowie Start- und Zielort und kläre danach Genehmigung und Sicherheitskonzept. Erst wenn die Route feststeht, lassen sich Helfer, Ausrüstung, Verpflegung und Teilnehmerinformationen zuverlässig planen. Besonders häufig werden Streckenübergänge, trockene Lagerung der Fackeln und eine klare Einteilung der Betreuungsposten zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Strecke und Rastpunkte festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für die Route einholen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
5
Betreuer und Posten einteilen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerinformationen versenden
10
Fackeln und Sicherheitsmaterial bestellen
11
Catering bestellen
12
Route im Voraus prüfen
2 Personen
13
Überquerungsstellen prüfen
2 Personen
14
Fackeln trocken lagern
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kalt stellen
2 Personen
17
Teilnehmerlisten ausdrucken
18
Wegkarten und Anweisungen drucken

Event

19
Startort prüfen
2 Personen
20
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
21
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
22
Route markieren
4 Personen
23
Ruhebereich einrichten
3 Personen
24
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
25
Fackeln und Becher bereitlegen
3 Personen
26
Sicherheitsausrüstung prüfen
2 Personen
27
Betreuer einweisen
2 Personen
28
Teilnehmer registrieren
3 Personen
29
Fackeln austeilen
3 Personen
30
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
31
Fackelzug betreuen
10 Personen
32
Straßenquerungen begleiten
4 Personen
33
Ruhebereich betreuen
3 Personen
34
Getränke servieren
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Fackeln sicher löschen
4 Personen
37
Verbliebene kontrollieren
2 Personen
38
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

39
Wegweiserpfeile und Absperrungen entfernen
4 Personen
40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
41
Abfall sammeln
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
2 Personen
43
Startort reinigen
3 Personen
44
Fackelreste entfernen
3 Personen
45
Materialien trocken lagern
2 Personen
46
Geliehene Materialien zurückgeben
47
Übrig gebliebenes Material verstauen
48
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
AnmeldetischeAnz. 2
AusgabetischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 12
TischdeckenAnz. 5

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 20
StirnlampenAnz. 12
Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
Megafon
PowerbanksAnz. 4

Sicherheit

FackelnAnz. 100
FackelhalterAnz. 100
FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
WassereimerAnz. 8
WarnwestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 16
TaschenlampenAnz. 10

Registrierung

AnmeldeordnerAnz. 3
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 20
ArmbänderAnz. 100
RoutenpläneAnz. 100
HinweisschilderAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 120

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare SuppenschalenAnz. 100
Wiederverwendbare LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
KüchenrollenhalterAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülwannenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Werkzeug

HammerAnz. 2
PionierschaufelnAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
SeilAnz. 2

Tipps

Lege Strecke, Rastpunkte sowie Start- und Zielort zuerst fest. Prüfe die Route anschließend bei Tageslicht und kontrolliere jede Überquerungsstelle, bevor du Einladungen mit verbindlichen Angaben verschickst.
Plane für jeweils 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene Betreuungsperson ein. Weise zusätzlich feste Posten für Start, Ziel, Rastpunkte und kritische Übergänge zu.
Bestelle Fackeln und Sicherheitsmaterial nicht erst in der Veranstaltungswoche. Halte pro 10 Fackeln mindestens eine zusätzliche Fackel sowie Feuerlöscher, Löschdecken und Wassereimer an den vorgesehenen Punkten bereit.
Richte die Anmeldung mindestens 45 Minuten vor dem Abmarsch ein. Lege Teilnehmerlisten, Routenpläne, Armbänder und Kugelschreiber bereit und drucke die Wegkarten spätestens am Vortag.
Lagere die Fackeln trocken und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; kennzeichne außerdem Ruhebereich und Ausgabestellen vor dem Eintreffen der Gruppe.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Kläre die Genehmigung für die Route mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bei öffentlichen Straßen oder mehreren Überquerungsstellen solltest du zusätzlich frühzeitig mit den zuständigen Stellen und möglichen Verkehrshelfern sprechen.
Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?: Plane mindestens eine Betreuungsperson je 10 bis 15 Teilnehmende ein. Für Start, Ziel, Rastpunkte und unübersichtliche Übergänge kommen feste Posten hinzu, damit die Gruppe nicht nur von einer Person begleitet wird.
Wie viele Fackeln sollte man bestellen?: Bestelle eine Fackel pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 50 Teilnehmenden sind das beispielsweise 55 Fackeln; lagere sie bis zum Einsatz trocken und geschützt.
Wann sollte die Strecke für den Fackelzug geprüft werden?: Prüfe die Strecke mindestens einmal vor der Genehmigung und ein zweites Mal in der Veranstaltungswoche. Kontrolliere dabei besonders Kreuzungen, Engstellen, Beleuchtung, Rastpunkte und mögliche Änderungen durch Baustellen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.