Organiser un défilé aux flambeaux, étape par étape
Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un accueil de groupe. Commencez par définir l’itinéraire, les points de repos et les lieux de départ et d’arrivée avant de lancer les inscriptions. L’autorisation du parcours et le plan de sécurité doivent être réglés assez tôt pour pouvoir informer clairement les participants. Le jour venu, prévoyez un balisage visible, des responsables identifiables et un stockage au sec pour les flambeaux.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
- 2
Obtenir l’autorisation pour l’itinéraire
- 3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 5
Répartir les accompagnateurs et les postes
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer les informations aux participants
- 10
Commander des torches et du matériel de sécurité
- 11
Commander le catering
- 12
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
- 13
Évaluer les passages piétons
2 personnes
- 14
Stocker les torches au sec
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 17
Imprimer les listes de participants
- 18
Imprimer les cartes d’itinéraire et les instructions
Événement
- 19
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 21
Installer l'éclairage
3 personnes
- 22
Baliser l’itinéraire
4 personnes
- 23
Aménager un espace de repos
3 personnes
- 24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 25
Préparer les torches et les gobelets
3 personnes
- 26
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
- 27
Informer les accompagnateurs
2 personnes
- 28
Enregistrer les participants
3 personnes
- 29
Distribuer les flambeaux
3 personnes
- 30
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 31
Encadrer la marche aux flambeaux
10 personnes
- 32
Accompagner les traversées de route
4 personnes
- 33
Tenir le point de repos
3 personnes
- 34
Servir les boissons
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Éteindre les torches en toute sécurité
4 personnes
- 37
Vérifier les retardataires
2 personnes
- 38
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
- 39
Retirer les flèches de circulation et le balisage
4 personnes
- 40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 41
Rassembler les déchets
3 personnes
- 42
Faire la vaisselle
2 personnes
- 43
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
- 44
Retirer les résidus de torche
3 personnes
- 45
Ranger le matériel au sec
2 personnes
- 46
Restituer le matériel emprunté
- 47
Ranger le stock restant
- 48
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de distributionqté 3
- Chaises pliantesqté 12
- Nappesqté 5
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 10
- Piles de rechangeqté 20
- Lampes frontalesqté 12
- Flèches de parcours réfléchissantesqté 30
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Batteries externesqté 4
Sécurité
- Torchesqté 100
- Supports de torchesqté 100
- Extincteursqté 4
- Couvertures anti-feuqté 4
- Seaux d'eauqté 8
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Barrières de sécuritéqté 8
- Cônes de signalisationqté 16
- Lampes de pocheqté 10
Inscription
- Classeurs d’inscriptionqté 3
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 20
- Braceletsqté 100
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Panneaux d’instructionsqté 6
- Étiquettes nominativesqté 120
Catering
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Soupes réutilisablesqté 100
- Cuillères réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Courses
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Porte-essuie-toutqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Bacs à vaisselleqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Outils
- Marteauqté 2
- Pelles de pionniersqté 2
- Serre-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 4
- Cordeqté 2
Conseils
- Validez l’itinéraire avant les invitations : repérez les passages piétons, les zones étroites et les endroits où le groupe pourra s’arrêter. Prévoyez aussi une solution si un passage devient impraticable.
- Demandez l’autorisation du parcours plusieurs semaines à l’avance. Le dossier doit préciser les horaires, le nombre estimé de participants, les postes d’accompagnement et les mesures prévues contre les risques liés au feu.
- Répartissez les accompagnateurs par zones plutôt que de les laisser marcher au hasard. Donnez-leur un itinéraire imprimé, des gilets réfléchissants et un moyen de communication ; vérifiez les batteries des talkies-walkies le jour même.
- Conservez les flambeaux dans un endroit sec jusqu’à leur distribution et préparez-les par lots. Installez à proximité les extincteurs, couvertures anti-feu et seaux d’eau, sans bloquer le comptoir d’inscription.
- Envoyez les consignes finales au moins 48 heures avant le défilé : heure d’arrivée, point de départ, tenue recommandée, durée approximative, besoins alimentaires et comportement attendu avec les flambeaux.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?
- Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai permet de valider l’itinéraire, d’obtenir l’autorisation, de réserver les lieux, de commander le matériel et de traiter les inscriptions.
- Quand faut-il demander l’autorisation pour le parcours ?
- Déposez la demande dès que l’itinéraire est défini, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. N’envoyez pas les invitations tant que les horaires et le parcours ne sont pas confirmés.
- Combien de flambeaux faut-il prévoir ?
- Comptez un flambeau par participant inscrit, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 % pour les remplacements et les inscriptions tardives. Préparez également les équipements de sécurité avant la distribution.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez une première information au moment de l’inscription, puis un rappel complet 48 heures avant le départ. Ce dernier doit reprendre l’heure de rendez-vous, le parcours, les consignes de sécurité et le point de repos.
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