Fablab open dag organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een Fablab open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen machines aanzetten en bezoekers ontvangen. Je plant tegelijk demonstraties, workshops, veiligheid, catering en de doorstroom door de ruimte. Begin met het programma en de inschrijvingen, zodat je op tijd weet hoeveel tafels, stoelen en workshopmaterialen nodig zijn. Test machines en presentatietechniek uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare instructies en veilige kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Extra tafels reserveren
Programma definitief maken
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Workshopinschrijvingen indelen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Demoprojecten selecteren
2 personen
Machines testen
2 personen
Workshopmaterialen voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Printmateriaal afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Workshopstations inrichten
4 personen
Demomachines klaarzetten
3 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Rondleidingen geven
3 personen
Workshops begeleiden
5 personen
Demomachines bedienen
3 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
Afval tussentijds afvoeren

Nazorg

Machines veilig uitschakelen
3 personen
Gereedschap sorteren
3 personen
Workshopstations afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 20
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptoptafelsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggetjesaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Werkhandschoenenaantal 30
Gehoorbeschermingaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Workshopmateriaal

PLA-filamentaantal 8
Multiplexplatenaantal 30
Acrylplatenaantal 20
Kartonvellenaantal 100
Knutselschaaraantal 20
Hobbymessenaantal 10
Snijmattenaantal 10
Linialenaantal 20
Potlodenaantal 50
Permanentmarkersaantal 30
Acrylverfaantal 12
Kwastenaantal 30
Lijmpistolenaantal 6
Lijmsticksaantal 50
Schuurpapieraantal 30
Tie-wrapsaantal 200
Koperdraadaantal 5
LED-lampjesaantal 100
Batterijhoudersaantal 30
Krokodillenklemmenaantal 30

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Werklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Mopsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Deel workshopinschrijvingen daarna in en zet per station klaar wat deelnemers nodig hebben, zodat er geen materiaalwissel ontstaat tijdens de sessie.
Test alle machines minimaal 7 dagen vooraf met precies de projecten die je wilt demonstreren. Controleer ook de beamer, het projectiescherm, de microfoon en draagbare speakers; een losse verlengkabel lost een technisch probleem niet altijd op.
Plan de veiligheidscontrole vóór de deuren opengaan, niet tijdens het eerste programmaonderdeel. Werk kabels weg, controleer stekkerdozen en zorg dat veiligheidsinstructies bij iedere relevante machine zichtbaar zijn.
Richt de ontvangstbalie in met naambadges, aanmeldgegevens en duidelijke bewegwijzering. Zet workshopinformatie op een krijtbord of ander goed zichtbaar bord, zodat bezoekers niet telkens hoeven te vragen waar ze moeten zijn.
Koel dranken pas nadat de belangrijkste opbouw klaar is en houd catering gescheiden van machines en werkbanken. Reken voor een open dag van 4 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet afvalbakken op minstens 2 logische plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Fablab open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. Plan de machine- en techniektest uiterlijk 7 dagen voor de open dag en voer de veiligheidscontrole op de ochtend zelf uit.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een Fablab open dag?: Tel per workshopstation minimaal 1 tafel en reserveer daarnaast 1 ontvangsttafel en tafels voor catering en demonstraties. Voeg minstens 1 extra tafel toe voor onverwachte materialen, inschrijvingen of een overlopend station.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een Fablab open dag?: Voor een programma van ongeveer 4 uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voorzie naast bekers ook thermoskannen voor koffie en koelboxen voor koude dranken, zodat de catering niet afhankelijk is van één koelkast.
Wanneer moet ik de workshops voor een Fablab open dag indelen?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct na ontvangst en maak de workshopindeling uiterlijk 1 week vooraf. Houd daarna enkele plaatsen vrij voor wijzigingen of bezoekers die op de dag zelf nog willen aansluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.