Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au Fablab
Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple : inscription, accueil, découverte des machines et participation aux ateliers. Prévoyez les étapes dans cet ordre pour éviter les files d’attente et les démonstrations improvisées. Cette checklist couvre les préparatifs des semaines précédentes, le matériel à réunir et l’installation du jour J. Elle aide aussi à ne pas oublier les badges, les consignes de sécurité, les câbles et les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables supplémentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Répartir les inscriptions aux ateliers
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Sélectionner les projets de démonstration
2 personnes
Tester les machines
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer le matériel d’impression
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
Préparer les machines de démonstration
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire des visites guidées
3 personnes
Encadrer les ateliers
5 personnes
Faire fonctionner les machines de démonstration
3 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Suivi
Éteindre les machines en toute sécurité
3 personnes
Trier les outils
3 personnes
Démonter les postes d’atelier
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Tabouretsqté 20
- Portant à vêtements
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 100
- Tasses à caféqté 80
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
Équipement
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Tables pour ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Batteries externesqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Badges nominatifsqté 120
Sécurité
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Gants de travailqté 30
- Protection auditiveqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Passe-câblesqté 12
Matériel d'atelier
- Filament PLAqté 8
- Panneaux de contreplaquéqté 30
- Plaques acryliquesqté 20
- Feuilles de cartonqté 100
- Ciseaux de bricolageqté 20
- Couteaux de bricolageqté 10
- Tapis de découpeqté 10
- Règlesqté 20
- Crayonsqté 50
- Marqueurs permanentsqté 30
- Peinture acryliqueqté 12
- Pinceauxqté 30
- Pistolets à colleqté 6
- Bâtons de colleqté 50
- Papier abrasifqté 30
- Attaches-câblesqté 200
- Fil de cuivreqté 5
- Guirlandes LEDqté 100
- Porte-pilesqté 30
- Pinces crocodilesqté 30
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes de chantierqté 6
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Têtes de serpillièreqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons microfibresqté 30
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis répartissez les participants dans les ateliers. Une liste à jour évite de dépasser la capacité des postes et permet de préparer les badges nominatifs à temps.
- Finalisez le programme avant de concevoir la signalétique. Prévoyez un panneau visible à l’accueil avec les horaires, les ateliers, les espaces de démonstration et les consignes essentielles.
- Testez chaque machine de démonstration au plus tard la veille. Vérifiez les branchements, les rallonges, les multiprises et les batteries externes pour ne pas découvrir un problème pendant l’ouverture.
- Installez les postes d’atelier avant les espaces de convivialité. Gardez les câbles sécurisés, laissez les passages dégagés et prévoyez assez de tables et de chaises pour les participants qui attendent.
- Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur avant l’arrivée du public. Placez gobelets, assiettes, couverts, thermos et poubelles à proximité, sans bloquer l’accès aux machines.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au Fablab ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de finaliser le programme.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Fablab ?
- Réservez au minimum 3 heures le jour J pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les ateliers, la signalétique et le service traiteur. Faites le contrôle de sécurité juste avant l’ouverture, après le passage des derniers intervenants.
- Quand tester les machines pour les portes ouvertes ?
- Testez-les la veille, puis faites une vérification rapide 30 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez les branchements, les consommables, les réglages et le fonctionnement des postes de démonstration.
- Comment gérer les inscriptions aux ateliers du Fablab ?
- Traitez les inscriptions dès leur réception et répartissez les participants avant le jour J. Préparez une liste par atelier, avec les besoins alimentaires signalés et une marge de 1 à 2 places si des désistements sont fréquents.
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