Evangelisatieavond organiseren: checklist en planning

Een evangelisatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je regelt vooraf het programma, de uitnodiging, muziek, vrijwilligers en techniek, en zorgt op de avond zelf voor een duidelijke ontvangst en een werkende koffievoorziening. Plan vaste controlemomenten, zodat presentaties, microfoons en teksten niet pas bij de start worden getest. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot het openen en inrichten van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en getuigen uitnodigen
2 personen
Muzikanten vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Sociale berichten plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
3 personen
Teksten en liederen afdrukken
2 personen
Presentaties voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Geluid en microfoons opstellen
2 personen
Projector en presentatie aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Licht en ventilatie controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Ontvangstteam bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma openen
Muziek begeleiden
3 personen
Spreker begeleiden
2 personen
Getuigenissen begeleiden
2 personen
Gebedsmoment begeleiden
3 personen
Hapjes en dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen en gesprekken begeleiden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpomp
Wasknijpersaantal 30

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vroeg genoeg om sprekers, getuigen en muzikanten samen vast te leggen. Maak daarna één definitieve versie voor uitnodigingen, programmaborden, liederen en presentaties; wijzigingen op de laatste dag zorgen snel voor verschillende versies.
Test de techniek vóór de bezoekers binnenkomen: controleer de draagbare speaker, draadloze microfoons, laptop, projector, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen. Reserveer minimaal 30 minuten voor een volledige geluids- en beeldtest.
Wijs vrijwilligers een concrete taak toe voor ontvangst, koffie, zaalcontrole en techniek. Controleer vóór opening of de ontvangsttafel, het welkomstbord, de stoelen en de programmaborden op hun plaats staan.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en doe de boodschappen pas nadat het verwachte aantal bezoekers duidelijker is. Zet houdbare voorraad eerder klaar, zodat koffie, servies en andere benodigdheden niet op de opbouwdag ontbreken.
Werk op de avond zelf in deze volgorde: locatie openen, zaal controleren, stoelen en tafels opstellen, ontvangsttafel en koffiepunt inrichten en daarna geluid en microfoons opstellen. Houd kleding, teksten, liederen en overige materialen op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een evangelisatieavond organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Nodig daarna sprekers, getuigen, muzikanten en vrijwilligers uit, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen en promotie.
Wanneer moet ik de techniek voor een evangelisatieavond testen?: Test laptop, projector, scherm, speaker en microfoons uiterlijk op de dag vóór de avond. Doe daarnaast op locatie minimaal 30 minuten vóór de ontvangst een volledige test met de juiste presentaties en liederen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een evangelisatieavond?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor koffie, 1 voor techniek en 1 coördinator voor de zaal. Bij een grotere groep voeg je extra mensen toe voor aanmeldingen en het klaarzetten van stoelen en tafels.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een evangelisatieavond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct uit bij de aanmelding en controleer de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kun je de boodschappen aanpassen en weet de vrijwilliger bij het koffiepunt wat beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.