Checklist pour organiser une soirée d’évangélisation

Une soirée d’évangélisation demande plus qu’un programme et quelques invitations. Il faut coordonner les intervenants, les témoins, les musiciens et les bénévoles, puis préparer l’accueil, les inscriptions, la technique et le café. Cette checklist regroupe 53 tâches et 38 éléments à prévoir, dans un ordre pratique. Vous pouvez ainsi vérifier ce qui doit être réservé, envoyé, testé ou installé avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Inviter les intervenants et les témoins
2 personnes
Réserver les musiciens
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
3 personnes
Imprimer les textes et chansons
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Installer le son et les microphones
2 personnes
Brancher le projecteur et la présentation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier l’éclairage et la ventilation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Assurer l’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Ouvrir le programme
Accompagner la musique
3 personnes
Accompagner l’intervenant
2 personnes
Encadrer les témoignages
2 personnes
Animer le moment de prière
3 personnes
Servir les snacks et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions et les échanges
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la salle
5 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Ballonsqté 80
Pompe à ballons
Pinces à lingeqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de contacter les intervenants, les témoins et les musiciens : prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer leur disponibilité.
Envoyez les invitations dès que le lieu et le programme provisoire sont fixés. Gardez une période d’inscription d’au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires.
Testez le son, les microphones, l’ordinateur et le projecteur au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises, souvent oubliées au dernier moment.
Préparez les textes, les chansons et les présentations la veille, puis imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Pour 50 participants, prévoyez environ 55 documents afin de couvrir les oublis et les nouveaux arrivants.
Organisez l’arrivée des bénévoles avant celle du public : comptez 60 à 90 minutes pour installer les chaises, les tables, la table d’accueil, le café et la signalétique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d’évangélisation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants et les musiciens, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et tester la technique.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’évangélisation ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les informations principales sont confirmés. Laissez les inscriptions ouvertes pendant au moins 7 jours.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une soirée d’environ 50 personnes, prévoyez au minimum 6 bénévoles : accueil, installation, café, accompagnement des intervenants et assistance technique. Ajoutez 2 personnes si le programme comporte plusieurs espaces.
Quand installer la salle et tester le matériel ?: Ouvrez le lieu 2 heures avant le début. Réservez les 30 dernières minutes avant l’accueil au test des microphones, de l’enceinte, du projecteur et des présentations.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.