Evangelisationsabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Evangelisationsabend braucht einen klaren Ablauf und mehrere Helfer, damit Programm, Empfang und Technik rechtzeitig bereitstehen. Plane zuerst Datum, Ort, Redner und Musiker, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. In der letzten Woche werden Programm, Texte, Präsentationen und Technik abgeschlossen. Am Veranstaltungstag zählen kurze Kontrollen: Saal prüfen, Stühle und Tische stellen, Empfang vorbereiten und Tonanlage testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Redner und Zeugen einladen
2 Personen
Musiker festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
2 Personen
Poster aufhängen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
3 Personen
Texte und Lieder drucken
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Tonanlage und Mikrofone aufstellen
2 Personen
Projektor und Präsentation anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Licht und Belüftung überprüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Empfangsteam besetzen
3 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm öffnen
Musik begleiten
3 Personen
Den Redner begleiten
2 Personen
Zeugenaussagen moderieren
2 Personen
Gebetsmoment leiten
3 Personen
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen und Gespräche moderieren
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Raum aufräumen
5 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 2
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- ProgrammschilderAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
- BallonsAnz. 80
- Ballonpumpe
- WäscheklammernAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit, um Redner, Zeugen, Musiker und freiwillige Helfer verbindlich einzuladen.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Abend und veröffentliche Social-Media-Beiträge in mehreren Abständen. Poster sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher hängen.
- Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Programm spätestens 7 Tage vorher ab. Texte, Lieder und Programmschilder können dann in der richtigen Anzahl gedruckt werden.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 2 Tage vorher einmal vollständig. Lege außerdem Verlängerungskabel und einen Ersatzplan für die Präsentation bereit.
- Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn. Plane zuerst die Sitzordnung und den Empfangstisch, richte danach den Kaffeebereich ein und führe 30 Minuten vor Beginn einen kurzen Toncheck durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Evangelisationsabend planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Für Einladungen, Helfer und Technik bleiben dadurch mehrere feste Kontrolltermine.
- Wann verschickt man Einladungen für einen Evangelisationsabend?
- Verschicke sie etwa 4 Wochen vor dem Termin. Eine letzte Erinnerung per Social Media oder persönlich ist 7 bis 10 Tage vorher sinnvoll.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Evangelisationsabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Empfang, Kaffeebereich und Technik ein. Der vollständige Ton- und Präsentationstest sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wann sollte das Programm für einen Evangelisationsabend fertig sein?
- Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor dem Abend. Dann können Texte, Lieder, Präsentationen und Programmschilder in Ruhe vorbereitet und geprüft werden.
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