Zo organiseer je een evacuatieoefening

Begin met het doel van de evacuatieoefening en werk daarna de volgorde uit: scenario, routes, rollen en verzamelplaats. Leg vast wie deelnemers registreert, wie begeleidt en wie de oefening observeert. Controleer vóór de start alle nooduitgangen, vluchtroutes en de bereikbaarheid van de verzamelplaats. Test communicatie en portofoons vooraf en geef deelnemers een korte briefing, zodat de oefening veilig en meetbaar verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Oefendoelen vastleggen
2 personen
3
Oefenscenario opstellen
3 personen
4
Evacuatieroutes bepalen
2 personen
5
Verzamelplaats aanwijzen
2 personen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Rolkaarten maken
2 personen
12
Oefening intern aanmelden
13
Toegankelijkheid controleren
2 personen
14
Vluchtroute vrijmaken
3 personen
15
Nooduitgangen controleren
2 personen
16
Verzamelplaats inspecteren
2 personen
17
Contactgegevens controleren
18
Catering bestellen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Portofoons testen
2 personen
21
Stroomvoorziening controleren
2 personen
22
Briefings voorbereiden
2 personen
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
25
Catering ophalen
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

27
Registratiebalie opbouwen
2 personen
28
Verzamelplaats inrichten
3 personen
29
Evacuatieroutes markeren
3 personen
30
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
31
Deelnemers registreren
4 personen
32
Deelnemers instrueren
4 personen
33
Begeleiders briefen
3 personen
34
Oefenscenario starten
2 personen
35
Ontruimingssignaal geven
36
Evacuatieroutes begeleiden
8 personen
37
Nooduitgangen controleren
4 personen
38
Verzamelplaats bewaken
3 personen
39
Aanwezigheid controleren
4 personen
40
Vermissing simuleren
2 personen
41
Zoekactie uitvoeren
4 personen
42
Oefening beëindigen
2 personen
43
Deelnemers terug begeleiden
5 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Nabespreking begeleiden
3 personen
49
Verbeterpunten noteren
2 personen
50
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

51
Registratiematerialen verzamelen
2 personen
52
Borden en bekers afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Routeborden verwijderen
2 personen
56
Materialen inpakken
3 personen
57
Portofoons opladen
58
Materialen retourneren
2 personen
59
Deelnemersbericht versturen
60
Oefenrapport opstellen
2 personen
61
Actiepunten distribueren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 110
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffer
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Communicatie

Mobiele telefoonsaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12
Naamstickersaantal 120
Routebordenaantal 20
Verzamelplaatsbordaantal 2
Deelnemersmappenaantal 110

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 6
Ducttapeaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst een korte interne afstemming over het oefendoel en scenario. Zonder duidelijke uitkomst weet je achteraf niet of de oefening geslaagd is.
Maak rolkaarten voor begeleiders en spreek per route af wie controleert, wie de deelnemers naar buiten leidt en wie op de verzamelplaats telt.
Loop de vluchtroute op de dag zelf opnieuw na. Controleer niet alleen nooduitgangen, maar verwijder ook tijdelijke obstakels en markeer onduidelijke punten met routeborden.
Regel registratie vóór de briefing: leg deelnemerslijst, klemborden, balpennen en naamstickers klaar bij de registratiebalie. Zo voorkom je dat de telling bij de verzamelplaats niet klopt.
Test portofoons, megafoon en mobiele telefoons uiterlijk één uur voor de oefening. Controleer ook stroomvoorziening, verlenghaspels en telefoonladers voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een evacuatieoefening te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 4 weken voorbereiding voor een oefening met meerdere begeleiders en deelnemers. Plan de interne aanmelding, uitnodigingen en rolverdeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een evacuatieoefening?: Wijs minimaal 1 begeleider per evacuatieroute aan en voeg 1 coördinator toe voor de registratie en verzamelplaats. Bij meerdere gebouwen of grote groepen zijn extra begeleiders nodig om elke zone gecontroleerd af te sluiten.
Wanneer controleer je de vluchtroute voor de oefening?: Doe een eerste controle uiterlijk 1 week vooraf en een tweede controle op de dag zelf, ongeveer 60 minuten voor de start. Kijk dan ook naar nooduitgangen, afzettingen, routeborden en de verzamelplaats.
Wat moet je bij de verzamelplaats controleren?: Controleer minimaal 30 minuten voor aanvang of de plek bereikbaar, herkenbaar en vrij van obstakels is. Zorg dat het verzamelplaatsbord zichtbaar staat en neem de deelnemerslijst mee voor de telling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.