Checklist voor een goed voorbereide evacuatieoefening

Een evacuatieoefening staat of valt met voorbereiding vóór het alarmsignaal klinkt. Leg eerst vast wat je wilt testen, welk scenario je gebruikt en wanneer deelnemers op de verzamelplaats moeten zijn. Controleer daarna vluchtroutes, nooduitgangen, toegankelijkheid en de communicatie tussen begeleiders. Deze checklist helpt je bovendien om registratie, rolverdeling, materialen en catering niet pas op de ochtend zelf te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Oefendoelen vastleggen
2 personen
Oefenscenario opstellen
3 personen
Evacuatieroutes bepalen
2 personen
Verzamelplaats aanwijzen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Rolkaarten maken
2 personen
Oefening intern aanmelden
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Vluchtroute vrijmaken
3 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Verzamelplaats inspecteren
2 personen
Contactgegevens controleren
Catering bestellen
Materialen verzamelen
3 personen
Portofoons testen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Briefings voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Registratiebalie opbouwen
2 personen
Verzamelplaats inrichten
3 personen
Evacuatieroutes markeren
3 personen
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers instrueren
4 personen
Begeleiders briefen
3 personen
Oefenscenario starten
2 personen
Ontruimingssignaal geven
Evacuatieroutes begeleiden
8 personen
Nooduitgangen controleren
4 personen
Verzamelplaats bewaken
3 personen
Aanwezigheid controleren
4 personen
Vermissing simuleren
2 personen
Zoekactie uitvoeren
4 personen
Oefening beëindigen
2 personen
Deelnemers terug begeleiden
5 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Nabespreking begeleiden
3 personen
Verbeterpunten noteren
2 personen
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

Registratiematerialen verzamelen
2 personen
Borden en bekers afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Portofoons opladen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Oefenrapport opstellen
2 personen
Actiepunten distribueren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 110
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffer
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Communicatie

Mobiele telefoonsaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12
Naamstickersaantal 120
Routebordenaantal 20
Verzamelplaatsbordaantal 2
Deelnemersmappenaantal 110

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 6
Ducttapeaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de briefing ruim vóór de start en geef iedere begeleider een duidelijke rolkaart. Neem ook de route naar de verzamelplaats door, zodat niemand tijdens de oefening hoeft te improviseren.
Controleer vluchtroutes en nooduitgangen op de dag zelf opnieuw. Een route die bij de voorbereiding vrij was, kan door dozen, stoelen of werkzaamheden alsnog geblokkeerd zijn.
Test portofoons, megafoon en mobiele telefoons minstens één keer vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook stroomvoorziening, verlenghaspels en telefoonladers.
Richt de registratiebalie in met deelnemerslijst, klemborden, balpennen en naamstickers. Werk de lijst bij tot vlak voor de start en neem een afdruk mee naar de verzamelplaats.
Inspecteer de verzamelplaats vooraf op veiligheid en bereikbaarheid. Zet routeborden, een verzamelplaatsbord, afzetlint en verkeerskegels neer voordat de oefening begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een evacuatieoefening?: Begin minimaal 4 weken van tevoren met doelen, scenario, locatie en rollen. Reserveer de laatste week voor deelnemerscommunicatie, materiaalcontrole en het nalopen van de routes.
Wat moet je controleren vóór een evacuatieoefening?: Controleer op de dag zelf alle nooduitgangen, vluchtroutes, noodverlichting en de verzamelplaats. Test daarnaast communicatieapparatuur en zorg dat de deelnemerslijst en rolkaarten klaarstaan.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een evacuatieoefening?: Wijs minimaal één begeleider aan per belangrijke route, uitgang of taakgebied. Voeg een aparte coördinator en iemand voor registratie toe, zodat begeleiding en aanwezigheidscontrole niet door dezelfde persoon gebeuren.
Wat neem je mee naar de verzamelplaats?: Neem een actuele deelnemerslijst, rolkaarten, klemborden, pennen, mobiele telefoons en een portofoon of megafoon mee. Leg ook veiligheidsvesten, een EHBO-koffer en het verzamelplaatsbord klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.