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Evakuierungsübung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Evakuierungsübung braucht mehr als einen Treffpunkt und ein Startsignal. Vorab müssen Szenario, Übungsziele und Fluchtwege feststehen; am Tag selbst zählen klare Rollen, eine funktionierende Registrierung und geprüfte Kommunikation. Plane außerdem Zeit für Barrierefreiheit, Notausgänge und die Kontrolle des Sammelplatzes ein. Die Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft, typische Lücken rechtzeitig zu schließen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Übungsziele festlegen

    2 Personen

  • Übungsszenario erstellen

    3 Personen

  • Evakuierungswege festlegen

    2 Personen

  • Treffpunkt festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

    2 Personen

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Rollkarten erstellen

    2 Personen

  • Interne Anmeldung für die Übung

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Fluchtweg freimachen

    3 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Sammelplatz inspizieren

    2 Personen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Catering bestellen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Funkgeräte testen

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Briefings vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Catering abholen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

Event

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Sammelpunkt einrichten

    3 Personen

  • Evakuierungswege markieren

    3 Personen

  • Kommunikationsmittel verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Teilnehmende instruieren

    4 Personen

  • Betreuer briefen

    3 Personen

  • Übungsszenario starten

    2 Personen

  • Evakuierungssignal geben

  • Evakuierungsrouten begleiten

    8 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    4 Personen

  • Treffpunkt bewachen

    3 Personen

  • Anwesenheit prüfen

    4 Personen

  • Verschwinden simulieren

    2 Personen

  • Suchaktion durchführen

    4 Personen

  • Übung beenden

    2 Personen

  • Teilnehmer zurückbegleiten

    5 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Brötchen und Obst bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Nachbesprechung leiten

    3 Personen

  • Verbesserungspunkte notieren

    2 Personen

  • Teilnehmende abmelden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Registrierungsmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Teller und Becher abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Funkgeräte aufladen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmernachricht versenden

  • Übungsbericht erstellen

    2 Personen

  • Aktionspunkte verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 110
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 12
  • MegafonAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Sicherheit

  • SicherheitswestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 8
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • AbsperrbandAnz. 4
  • VerkehrskegelAnz. 12
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Kommunikation

  • MobiltelefoneAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 6

Büro

  • KlemmbretterAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 120
  • WegweiserAnz. 20
  • SammelplatzschildAnz. 2
  • TeilnehmermappenAnz. 110

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • GewebeklebebandAnz. 6

Reinigung

  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Übungsziele und Szenario mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. Definiere dabei, was beobachtet werden soll, etwa die Räumungszeit, die Vollständigkeit der Teilnehmerliste oder die Verständlichkeit der Anweisungen.
  • Prüfe Fluchtwege und Notausgänge spätestens am Vortag und direkt vor Beginn. Entferne Hindernisse, kontrolliere die Notbeleuchtung und markiere den Sammelplatz so, dass er auch bei schlechter Sicht eindeutig erkennbar ist.
  • Teile Betreuer und Rollkarten nicht erst beim Start zu. Plane pro Bereich eine verantwortliche Person ein und gib allen Beteiligten ein Briefing mit Szenario, Kommunikationsweg und Verhalten bei einem echten Notfall.
  • Teste Funkgeräte, Megafon und Mobiltelefone vor der Übung mit mindestens einem vollständigen Probelauf. Lade Telefon- und Funkgeräte vollständig und lege Ersatzkommunikation bereit, falls ein Gerät ausfällt.
  • Drucke die aktualisierte Teilnehmerliste am Veranstaltungstag aus und halte sie an der Registrierung bereit. Rechne für die interne Anmeldung etwa 5 Minuten pro Gruppe ein und kläre Ernährungswünsche sowie Barrierefreiheit vorab, nicht erst beim Catering oder am Sammelplatz.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Evakuierungsübung?
Für eine einfache Übung solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen Vorbereitung einplanen. In dieser Zeit lassen sich Szenario, Fluchtwege, Rollen, Teilnehmeranmeldungen und Briefings rechtzeitig festlegen.
Was muss bei einer Evakuierungsübung am Tag vorher geprüft werden?
Kontrolliere Fluchtwege, Notausgänge, Sammelplatz, Notbeleuchtung und die Stromversorgung. Teste außerdem Funkgeräte und Megafon und lege Teilnehmerliste, Rollkarten, Sicherheitswesten und Erste-Hilfe-Koffer bereit.
Wie viele Betreuer braucht man für eine Evakuierungsübung?
Plane mindestens eine betreuende Person pro überwachten Bereich plus eine Person für Registrierung und Teilnehmerliste ein. Bei mehreren Gebäudeteilen oder großen Gruppen brauchst du zusätzliche Kräfte für Kommunikation und den Sammelplatz.
Was gehört zu einer Evakuierungsübung-Checkliste?
Dazu gehören Übungsziele, Szenario, Fluchtwege, Treffpunkt, Einladungen, Teilnehmerliste, Rollen, Briefings und die Prüfung von Notausgängen. Am Übungstag kommen Registrierung, Kommunikationsgeräte, Sicherheitsausstattung und die Kontrolle am Sammelplatz hinzu.

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