Checklist voor een Europese kerstmarkt organiseren

Een Europese kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je regelt vooraf de locatie, kraamplaatsen, catering, verlichting, stroom en veiligheidsroutes, en werkt daarna de plattegrond, menuborden en betaalpunten uit. Deze checklist bevat 76 taken en 56 spullen, zodat je stap voor stap kunt plannen. Let vooral op leveranciers, allergeneninformatie, dieetwensen en warme dranken: die worden vaak pas vlak voor de markt gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Kraamplaatsen reserveren
Catering reserveren
Verlichting reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Plattegrond maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes markeren
2 personen
Menu en prijzen maken
2 personen
Allergeneninformatie opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kassa-indeling maken
Betaalapparaten reserveren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
bewegwijzering ontwerpen
Prijslijsten afdrukken
Routeborden afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Sausjes portioneren
2 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Weersverwachting controleren

Event

Marktkramen plaatsen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Kassa's installeren
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffetten inrichten
4 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Allergenenborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Kassa's testen
2 personen
Markt openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Warme maaltijden serveren
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Kassa's tussentijds legen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Laatste voorraad bijvullen
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Markt sluiten
3 personen

Nazorg

Eten en drank afdekken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Kramen en tafels afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Koelboxen legen
2 personen
Voorraden opslaan
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Servies opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4
Kerstboomstandaard

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glühweinbekersaantal 150
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 80
Slingersaantal 12
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Rood tafelkleedaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Menubordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Routebordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Wafelijzersaantal 2
Koelboxenaantal 5
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 4
Kassabakkenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledspotsaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10
Reserveledlampenaantal 20
Kabelmattenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 12
Opslagbakkenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en kraamplaatsen eerst vast. Reserveer catering, verlichting en betaalapparaten zodra de bezoekerscapaciteit en indeling duidelijk zijn; controleer uiterlijk enkele weken vooraf of alle leveranciers nog bevestigd zijn.
Maak de plattegrond vóór je routeborden en bewegwijzering afdrukt. Teken kraampaden, stroompunten, veiligheidsroutes, kassa’s en plekken voor afvalbakken in één overzicht, zodat je ter plaatse niet hoeft te improviseren.
Plan warme drank en eten op capaciteit, niet op gevoel. Controleer hoeveel koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudbakken nodig zijn en zet dranken pas op de afgesproken dag koud.
Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie vóór je menu en prijzen definitief maakt. Zet de informatie vervolgens duidelijk op menuborden of krijtborden; bezoekers moeten die kunnen lezen voordat ze bestellen.
Deel vrijwilligers in per kraam, kassa en opbouwmoment. Leg naamkaartjes, prijslijsten, routeborden en betaalapparaten vóór opening klaar en houd minstens één persoon vrij voor storingen, ontbrekende spullen of vragen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een Europese kerstmarkt te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine tot middelgrote Europese kerstmarkt. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, kramen, catering, verlichting en betaalapparaten; werk in de laatste 2 weken de plattegrond, leveranciersbevestigingen en bewegwijzering af.
Wat moet je regelen voor stroom op een Europese kerstmarkt?: Controleer minimaal 4 weken vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en welke apparatuur daarop komt: verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudbakken. Laat de stroompunten op de plattegrond zetten en test de aansluitingen vóór opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Europese kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per bemande kraam of verkooppunt, plus 2 personen voor kassa en algemene hulp per openingsblok. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en zorg per blok voor een overdracht van ongeveer 15 minuten.
Wanneer moet je de catering en leveranciers bevestigen?: Bevestig catering, verlichting en overige leveranciers uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt. Controleer daarbij aantallen, levertijden, dieetwensen, allergeneninformatie en de plek op de plattegrond; plan de laatste controle 3 tot 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.