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Checkliste für einen europäischen Weihnachtsmarkt

Ein europäischer Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände, Lichter und Glühwein. Mit dieser Checkliste ordnest du 76 Aufgaben und 56 benötigte Dinge nach dem richtigen Ablauf – von Ort und Standplätzen bis zu Catering, Kassen und Sicherheitswegen. Plane frühzeitig, weil Reservierungen, Stromanschlüsse und Kartenzahlungsgeräte oft vor den Einladungen geklärt werden müssen. Kurz vor der Veranstaltung zählen vor allem frische Produkte, kalte Getränke, Preisschilder und ein klarer Lageplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Standplätze reservieren

  • Catering reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsrouten markieren

    2 Personen

  • Menü und Preise erstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kassenaufteilung erstellen

  • Kartenzahlungsgeräte reservieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Preisliste drucken

  • Wegweiser ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Saucen portionieren

    2 Personen

  • Weihnachtsmusik bereitlegen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Marktstände aufstellen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kassen installieren

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Buffets einrichten

    4 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Allergentafeln aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Kassen testen

    2 Personen

  • Markt eröffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    4 Personen

  • Warme Mahlzeiten servieren

    5 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Kassen zwischendurch leeren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Letzten Vorrat auffüllen

    3 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Markt schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abdecken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Stände und Tische abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Vorräte einlagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr verstauen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 8
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • KlappischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 4
  • Weihnachtsbaumständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GlühweintassenAnz. 150
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • GirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • TischläuferAnz. 12
  • Rotes TischtuchAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30
  • MenükartenAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WaffeleisenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 5
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-SpotsAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 10
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 20
  • KabelmattenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und ServiermesserAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 10
  • MessbecherAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und reserviere danach Standplätze, Catering und Beleuchtung. Für Stromanschlüsse und Sicherheitsrouten sollte der Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Markt geprüft sein.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Schließe die Abfrage mindestens 7 Tage vorher ab, damit Allergeninformationen, Menü und Preise noch angepasst werden können.
  • Plane die Kassenaufteilung und Kartenzahlungsgeräte vor dem Druck der Preislisten. Reserviere pro Verkaufsbereich mindestens ein Gerät und teste alle Anschlüsse spätestens am Vortag.
  • Markiere Sicherheitsrouten sichtbar und stelle Wegweiser an jedem wichtigen Abzweig auf. Prüfe den Rundgang einmal bei Dunkelheit, weil Beleuchtung und Beschilderung tagsüber oft ausreichend wirken, abends aber nicht.
  • Kümmere dich um die Kühlkette und warme Ausgabe erst kurz vor dem Start: Getränke am selben Tag kalt stellen, frische Produkte prüfen und Snacks so vorbereiten, dass sie nicht mehrere Stunden ungekühlt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen europäischen Weihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standplätzen. Catering, Beleuchtung und Lieferanten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann müssen Einladungen für einen europäischen Weihnachtsmarkt verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen vor der Veranstaltung, damit Ernährungswünsche und Teilnehmerzahlen einfließen können.
Wie viele Kartenzahlungsgeräte braucht ein Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens ein Gerät pro Kassenbereich und zusätzlich ein Ersatzgerät für den gesamten Markt ein. Prüfe Geräte, Ladezustand und Stromversorgung spätestens am Vortag.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigt werden?
Kontrolliere Lageplan, Stromanschlüsse, Sicherheitsrouten und Beschilderung. Bereite außerdem Namensschilder, Preislisten und Menükarten vor und bestätige die Ankunft der Lieferanten.

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