Checklist voor een eucharistieviering organiseren

Een eucharistieviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een kerkruimte en een voorganger vastleggen. Je stemt liturgie, muziek, lezingen, misintenties, communie en de praktische inrichting op elkaar af. Begin met de mensen en inhoud, werk daarna de aantallen en materialen uit. Met deze checklist zie je welke zaken vaak te laat worden geregeld, zoals lezers, programmabladen, hosties, geluidsapparatuur en de voorbereiding van kerk en sacristie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kerkruimte reserveren
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Misintenties verzamelen
Liturgisch thema vastleggen
2 personen
Liederen selecteren
2 personen
Lezingen selecteren
2 personen
Lezers bevestigen
Gebeden voorbereiden
2 personen
Programmablad opmaken
Programmabladen drukken
2 personen
Communieaantallen bepalen
Boodschappen doen
2 personen
Bloemstukken ophalen
Kerk en sacristie schoonmaken
3 personen
Communietafel voorbereiden
2 personen
Liturgische boeken klaarleggen
Altaar aankleden
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
2 personen
Programmabladen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Kerk openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programmabladen uitdelen
2 personen
Collectemanden plaatsen
Eucharistieviering begeleiden
6 personen
Collecte verzorgen
4 personen
Communie uitdelen
6 personen
Bezoekers naar ontvangst begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Gebak en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Ontvangsttafel afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Liturgisch vaatwerk reinigen
2 personen
Altaar opruimen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Kerk schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Afvalcontainers buitenzetten
2 personen
Kerk afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Kleedkamerrekaantal 2
Kansel of lezenaar

Servies

Communieschalenaantal 6
Hostieschaal
Kelkaantal 2
Waterkannetjesaantal 2
Wijnkannetje
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 50
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekinstrumentenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2

Keuken

Serveertangenaantal 6
Schenk kannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Taartscheppenaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Altaarkledenaantal 2
Lessenaarloper
Bloemstukkenaantal 4
Processiekruis
Altaarkruis
Kaarsenaantal 12
Kandelaarsaantal 6
Kerststal of themabord
Tafelbloemstukkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het liturgisch thema, de lezingen, liederen en gebeden eerst vast. Bevestig daarna de voorganger, muzikanten en lezers, zodat het programmablad niet meerdere keren hoeft te worden aangepast.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en misintenties uiterlijk één week vooraf. Gebruik het aantal aanmeldingen ook om de hoeveelheid hosties, koffie, thee en gebak te bepalen.
Plan de geluidscheck niet op het laatste moment: test microfoons, standaards, instrumenten, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor aanvang in de kerkruimte.
Maak een korte opstelvolgorde voor de dag zelf: eerst stoelen en tafels, daarna altaarkleden en bloemstukken, vervolgens de communietafel, liturgische boeken en de lezenaar.
Druk programmabladen pas nadat namen, lezingen, liederen en misintenties definitief zijn. Leg daarnaast een reservevoorraad klaar; reken op ongeveer 10 procent extra exemplaren boven het verwachte aantal bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een eucharistieviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de kerkruimte, voorganger en muzikanten. Leg inhoud, lezers en misintenties uiterlijk 2 weken vooraf vast en plan de laatste materiaalcontrole in de week voor de viering.
Hoeveel hosties moet ik bestellen voor een eucharistieviering?: Bepaal eerst het verwachte aantal communicanten en tel daar ongeveer 10 procent reserve bij op. Rond bijvoorbeeld 80 communicanten af naar ongeveer 88 hosties, zodat kleine afwijkingen geen probleem geven.
Wanneer moeten de programmabladen voor een eucharistieviering klaar zijn?: Laat de tekst uiterlijk 7 dagen vooraf controleren door de verantwoordelijke voor de liturgie. Druk de definitieve programmabladen daarna 2 tot 3 dagen voor de viering, nadat namen, lezingen en liederen zijn bevestigd.
Hoe vroeg moet ik de geluidsinstallatie testen in de kerk?: Plan de test minimaal 60 minuten voor aanvang en laat voorganger, lezers en muzikanten kort spreken of spelen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en een eventuele draadloze microfoon voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.