Checklist voor een goed georganiseerde estafetteloop

Een estafetteloop organiseren vraagt meer dan teams inschrijven en een startsein geven. Je moet het parcours vastleggen, de route melden, wisselpunten markeren en vrijwilligers precies instrueren. Regel startnummers, estafettestokjes, waterpunten en EHBO ruim op tijd, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Met deze checklist werk je van de eerste routekeuze naar een overzichtelijke start, veilige wissels en een nette finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en afstand bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunning en route melden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Routekaart afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-koffer controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Route verkennen
2 personen

Event

Materialen naar locatie brengen
3 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Waterpunten inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Teams controleren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Estafetteloop starten
3 personen
Wisselpunten bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Deelnemers onderweg ondersteunen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Finish registreren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bij het eten serveren
2 personen

Nazorg

Routebebording verwijderen
5 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Materialen inladen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 8
Klembordenaantal 8
Medaillelintenaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Eerstehulpkoffersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlenstickersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg afstand, wisselpunten en start- en finishlocatie eerst vast. Verken de route daarna volledig te voet en noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar een vrijwilliger nodig is.
Regel vergunningen en eventuele routevermelding voordat je uitnodigingen verstuurt. Een routewijziging na de aanmeldingen zorgt voor extra werk met deelnemerslijsten, routekaarten en bewegwijzering.
Maak per vrijwilliger een concrete post met aankomsttijd, taak en telefoonnummer. Plan bijvoorbeeld aparte mensen voor de inschrijftafel, waterpunten, EHBO, start en finish.
Test de geluidsinstallatie, microfoon en verlengkabels vóór de wedstrijddag op locatie. Controleer ook stopwatches, batterijen, veiligheidshesjes en reserve-estafettestokjes.
Zet op de wedstrijddag eerst het parcours uit en richt daarna de inschrijftafel, waterpunten en het EHBO-punt in. Instrueer vrijwilligers voordat deelnemers arriveren, zodat iedereen dezelfde route- en veiligheidsuitleg geeft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een estafetteloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie en de vergunning of routemelding. Verstuur uitnodigingen zodra de route en datum vaststaan, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en teamindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een estafetteloop?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 bij de start, 1 bij de finish, 1 bij elk druk of onoverzichtelijk routepunt en 1 voor EHBO of coördinatie. Voor een route met 4 wisselpunten kom je daarmee al snel op 8 tot 10 mensen.
Wanneer moet ik startnummers en routekaarten voorbereiden?: Druk de deelnemerslijst, startnummers en routekaarten uiterlijk 3 dagen voor de estafetteloop af. Houd enkele extra startnummers en een paar blanco formulieren achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Hoeveel waterpunten heb ik nodig bij een estafetteloop?: Plan minimaal 1 waterpunt bij de finish en bij langere of warme parcoursen minstens 1 extra punt onderweg. Richt elk punt in met voldoende bekers, afvalbakken en een vrijwilliger die vóór de start controleert of alles klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.