Checklist para organizar una carrera de relevos
Una carrera de relevos necesita más que marcar una línea de salida. Hay que cerrar el recorrido, gestionar permisos e inscripciones y repartir responsabilidades antes del día del evento. Esta checklist reúne las tareas para preparar dorsales, testigos, puntos de agua, primeros auxilios y el montaje de salida y meta. También ayuda a comprobar lo que suele olvidarse: el pronóstico, las baterías, los cables y las instrucciones concretas para cada voluntario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el recorrido y la distancia
2 personas
Reservar la salida y la meta
Notificar el permiso y la ruta
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar los dorsales
2 personas
Imprimir el mapa de ruta
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Comprobar el botiquín
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Recorrer la ruta
2 personas
Evento
Llevar materiales al lugar
3 personas
Marcar el recorrido
5 personas
Montar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar puntos de agua
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Revisar los equipos
2 personas
Explicar las reglas del concurso
Dirigir el calentamiento conjunto
2 personas
Dar inicio a la carrera de relevos
3 personas
Cubrir los puntos de relevo
8 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Apoyar a los participantes en ruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Registrar la meta
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir las bebidas con la comida
2 personas
Seguimiento
Retirar la señalización de ruta
5 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Cargar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesa de inscripción
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Testigos de relevocant. 12
- Conoscant. 40
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Dorsalescant. 120
- Chalecos reflectantescant. 20
- Cronómetroscant. 8
- Portapapelescant. 8
- Cintas de medallacant. 120
- Tazas para los ganadorescant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones para sopacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Termoscant. 4
Limpieza
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Decoración
- Señales de rutacant. 30
- Pegatinas de flechascant. 40
Catering
- Compras
Consejos
- Define el recorrido y la distancia con antelación, y recórrelo antes de la carrera. Comprueba que los puntos de relevo estén claros y que la señalización pueda verse desde lejos.
- Notifica la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. En la ficha de participantes, recoge también las preferencias dietéticas y cualquier dato necesario para la organización.
- Asigna voluntarios por puesto, no solo por nombre: inscripciones, recorrido, agua, salida y meta y primeros auxilios. Entrégales instrucciones y un mapa antes de que lleguen los corredores.
- Prepara dorsales, testigos, conos, cinta y chalecos reflectantes juntos, y cuenta el material antes de transportarlo. Lleva cronómetros y portapapeles de repuesto para evitar depender de una sola persona o dispositivo.
- Monta con tiempo los puntos de agua, el sonido y el puesto de primeros auxilios. Revisa cables, regletas, baterías, neveras y lámparas LED, especialmente si el evento termina con poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una carrera de relevos?
- Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes de la carrera. Así puedes cerrar los equipos, imprimir la lista de participantes y preparar los dorsales con tiempo.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de relevos?
- Calcula como mínimo 1 voluntario para inscripciones, 1 para salida y meta, 1 por cada punto de agua y 1 por cada zona que necesite vigilancia. Añade 2 personas para primeros auxilios y sustituciones cuando el recorrido sea largo.
- ¿Cuándo se debe marcar el recorrido?
- Haz una primera comprobación el día anterior y marca el recorrido el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de la salida. Después, recórrelo de nuevo para confirmar que los conos y la cinta siguen visibles.
- ¿Qué comida y bebida hay que preparar para una carrera de relevos?
- Calcula 2 o 3 bebidas por participante durante la primera hora y añade agua para voluntarios y personal. Compra la comida cuando conozcas las preferencias dietéticas y mantenla refrigerada en neveras portátiles hasta servirla.
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