Organiser un relais sans rien oublier

Un relais réussi repose sur une organisation précise, bien avant l’arrivée des coureurs. Il faut verrouiller le parcours, les lieux de départ et d’arrivée, les inscriptions et la répartition des bénévoles, puis préparer le balisage et le matériel sportif. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier la météo et reconnaître le parcours. Le jour J, chaque poste doit avoir un responsable, de l’accueil jusqu’aux premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le parcours et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Signaler le permis et l'itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Reconnaître le parcours
2 personnes

Événement

Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les équipes
2 personnes
Expliquer les règles du match
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Lancer le relais
3 personnes
Tenir les points de relais
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Soutenir les participants en cours de route
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les boissons pendant le repas
2 personnes

Suivi

Retirer la signalisation de parcours
5 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 8
Rubans de médailleqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Autocollants flèchesqté 40

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et sa distance plusieurs semaines à l’avance, puis faites une reconnaissance complète avant le jour J. Vérifiez notamment les croisements, les zones étroites et les endroits où le balisage risque de disparaître.
Préparez les dossards, la liste imprimée des participants et le comptoir d’inscription au plus tard la veille. Gardez quelques feuilles vierges et des stylos de secours pour les changements de dernière minute.
Prévoyez un briefing des bénévoles d’environ 20 minutes avant l’ouverture. Donnez à chaque personne un emplacement, une heure de présence et une consigne claire en cas de coureur perdu ou blessé.
Installez les points d’eau avant l’arrivée des participants et placez les gobelets, glacières et poubelles au même endroit. Un point d’eau mal signalé ou trop éloigné du parcours est souvent découvert trop tard.
Testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le rassemblement. Chargez aussi les chronomètres, vérifiez les piles des lampes LED et placez la trousse de premiers secours à un endroit immédiatement identifiable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le parcours, réserver les lieux, traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et signaler l’itinéraire si une autorisation est nécessaire.
Quand faut-il préparer les dossards et la liste des participants ?: Imprimez la liste et préparez les dossards 1 à 2 jours avant le relais, après la clôture des inscriptions. Conservez une version numérique et une petite réserve de numéros pour les corrections sur place.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Pour un petit relais, comptez au minimum 1 responsable de coordination, 2 personnes à l’inscription, 1 équipe aux points d’eau, 1 personne aux premiers secours et des signaleurs aux passages sensibles. Ajoutez 1 bénévole par zone qui ne peut pas être surveillée depuis un autre poste.
Quand vérifier la météo et rappeler les participants ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin du relais. Envoyez un rappel la veille avec l’heure d’arrivée, le lieu, le parcours, les consignes de stationnement et les éventuels besoins alimentaires signalés.

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