Escape room organiseren: checklist van reservering tot diner
Een escape room uitje staat of valt met een goede planning vóór de starttijd. Regel eerst de kamers en het diner, verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie. Pas wanneer het aantal deelnemers vaststaat, deel je de teams definitief in en verstuur je route, parkeren en praktische afspraken. Op de dag zelf draait het om een snelle ontvangst, duidelijke teamkaarten en spullen die al klaarstaan, zodat niemand tijd verliest met zoeken of bellen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Escape room reserveren
Aantal kamers afstemmen
Dinerlocatie reserveren
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer inventariseren
Teams indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Escape room bevestigen
Dinerreservering bevestigen
Laatste afmeldingen verwerken
Teams definitief indelen
2 personen
Route en parkeergegevens delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Teamkaarten voorbereiden
Prijsvraag voorbereiden
Materialen verzamelen
2 personen
Locatiecontactgegevens controleren
Catering klaarzetten
2 personen
Teamkaarten klaarleggen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Spelregels toelichten
Teams naar kamers begeleiden
3 personen
Escape room spelen
24 personen
Teamfoto maken
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Score en winnaar bepalen
2 personen
Prijs uitreiken
Hapjes serveren
2 personen
Dinerlocatie begeleiden
2 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid en bedankje geven
Nazorg
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Foto's met deelnemers delen
Openstaande rekeningen betalen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Buffettafelaantal 2
Servies
- Bordenaantal 30
- Kommenaantal 30
- Glazenaantal 36
- Koffiekopjesaantal 30
- Messenaantal 30
- Vorkenaantal 30
- Lepelsaantal 30
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Powerbanksaantal 3
- Opladersaantal 3
- Smartphonehouder
- Krukken voor tassenaantal 6
Decoratie
- Teamkaartjesaantal 24
- Naamstickersaantal 30
- Tafelkledenaantal 6
- Prijstrofee
- Ballonnenaantal 30
- Ballonnenlintaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Vuilniszakhouder
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de escape room en het diner zodra je de gewenste datum hebt; stem het aantal kamers af op de groepsgrootte en houd rekening met de maximale capaciteit per kamer.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag daarin om dieetwensen, vervoer en een duidelijke deadline voor afmeldingen, zodat je dinerreservering en teams op tijd kloppen.
- Maak de teams pas definitief na de laatste afmeldingen, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor het uitje. Zo voorkom je dat je op de dag zelf opnieuw moet schuiven.
- Deel route- en parkeergegevens uiterlijk 2 dagen vooraf en controleer het telefoonnummer van de locatie. Een contactpersoon die tijdens de ontvangst bereikbaar is, voorkomt vertraging bij een gewijzigde aankomsttijd.
- Zet teamkaarten, naamstickers en materialen vóór de ontvangsttafel klaar. Koel dranken minstens 4 uur vooraf en laad smartphones, powerbanks en de Bluetoothspeaker volledig op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een escape room reserveren?
- Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je meerdere kamers nodig hebt. Vraag direct naar de beschikbare starttijden, maximale groepsgrootte en mogelijkheden voor een diner erna.
- Hoeveel tijd moet ik plannen voor een escape room uitje?
- Reken op ongeveer 2 uur voor ontvangst, uitleg en de escape room zelf. Plan daarna minimaal 1,5 uur voor het diner en laat deelnemers 15 minuten vóór de start aanwezig zijn.
- Wanneer moet ik de teams voor de escape room indelen?
- Maak een voorlopige indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Bevestig de teams definitief 2 tot 3 dagen vooraf, nadat de laatste afmeldingen en het definitieve aantal kamers bekend zijn.
- Wanneer moet ik dieetwensen en vervoer uitvragen?
- Vraag dieetwensen en vervoersinformatie meteen bij de uitnodiging uit en geef 7 dagen voor het uitje als deadline. Controleer de antwoorden uiterlijk 3 dagen vooraf met de dinerlocatie en de deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!