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Escape Room organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Escape-Room-Abend besteht nicht nur aus der Buchung des Spiels. Du musst Zimmer und Teilnehmerzahl abstimmen, Teams bilden, die Anreise klären und das Abendessen passend zum Zeitplan reservieren. Diese Checkliste führt dich durch 49 Aufgaben – von der ersten Reservierung bis zum Empfang vor Ort. Besonders bei mehreren Räumen und Gruppen verhindert eine frühe Teamplanung, dass am Veranstaltungstag Informationen oder Materialien fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Escape Room reservieren

  • Anzahl der Zimmer abstimmen

  • Dinner-Location reservieren

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport inventarisieren

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Escape Room bestätigen

  • Abendessenreservierung bestätigen

  • Letzte Abmeldungen bearbeiten

  • Teams endgültig einteilen

    2 Personen

  • Route und Parkinformationen teilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Teamkarten vorbereiten

  • Gewinnspiel vorbereiten

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kontaktdaten des Veranstaltungsortes prüfen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Teamkarten bereitlegen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Spielregeln erläutern

  • Teams zu den Zimmern begleiten

    3 Personen

  • Escape Room spielen

    24 Personen

  • Teamfoto machen

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Punkte und Gewinner bestimmen

    2 Personen

  • Preis überreichen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Dinnerevent-Location betreuen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung und Dank sagen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Offene Rechnungen bezahlen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Buffet-TischAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • SchalenAnz. 30
  • GläserAnz. 36
  • KaffeetassenAnz. 30
  • MesserAnz. 30
  • GabelnAnz. 30
  • LöffelAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 3
  • LadegeräteAnz. 3
  • Smartphone-Halter
  • KofferständerAnz. 6

Dekoration

  • TeamkartenAnz. 24
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 6
  • Preistrophäe
  • BallonsAnz. 30
  • BallonbandAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Müllsackhalter

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Escape Room möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und kläre direkt, wie viele Räume und Personen pro Raum vorgesehen sind. So kannst du die Dinner-Reservierung auf eine verlässliche Teilnehmerzahl abstimmen.
  • Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist etwa 2 Wochen vor dem Termin. Ernährungswünsche und Absagen lassen sich dann noch rechtzeitig an das Restaurant weitergeben.
  • Plane die Teams nicht erst am Veranstaltungstag. Teile die Gruppen spätestens 3 bis 5 Tage vorher ein und verschicke zusammen mit den Teilnehmerinformationen auch Treffpunkt, Uhrzeit und Kontaktdaten des Veranstaltungsortes.
  • Kläre die Anreise spätestens eine Woche vorher: Wer fährt, wo kann geparkt werden und braucht jemand eine Mitfahrgelegenheit? Teile die Route und Parkinformationen erneut, sobald die letzten Abmeldungen bearbeitet sind.
  • Bereite Teamkarten, Namensaufkleber und gegebenenfalls das Gewinnspiel am Vortag vor. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt sein; Powerbanks, Ladegeräte und Smartphone-Halter gehören ebenfalls in die Materialsammlung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Escape Room reservieren?
Für eine Gruppe solltest du den Escape Room etwa 4 bis 6 Wochen vorher reservieren. Bei mehreren Räumen, einem gefragten Termin oder anschließendem Abendessen sind 6 bis 8 Wochen sicherer.
Wie viele Personen braucht man für einen Escape-Room-Abend?
Das hängt von den verfügbaren Räumen ab. Kläre bei der Buchung, wie viele Personen pro Raum zugelassen sind, und plane bei mehreren Räumen die Teams so, dass sie ungefähr gleich groß sind.
Wann sollte man die Teams für den Escape Room einteilen?
Teile die Teams spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin endgültig ein. Dann kannst du die Teamkarten vorbereiten und Änderungen durch letzte Abmeldungen noch berücksichtigen.
Wann sollte man das Abendessen zum Escape Room reservieren?
Reserviere das Abendessen direkt nach der Escape-Room-Buchung, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bestätige die Reservierung 2 bis 3 Tage vor dem Termin mit der aktuellen Personenzahl und den erfassten Ernährungswünschen.

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