Checklist pour organiser un escape game sans rien oublier
Organiser un escape game demande surtout de bien enchaîner les réservations, les inscriptions et les informations pratiques. Commence par bloquer la salle, puis organise le dîner, les équipes et les trajets autour de l’horaire de jeu. Les besoins alimentaires, les annulations de dernière minute et le stationnement sont souvent traités trop tard. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’à l’accueil des participants, avec le matériel nécessaire pour le repas et l’animation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver une escape room
Adapter le nombre de chambres
Réserver le lieu du dîner
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les moyens de transport
Répartir les équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Confirmer l’escape room
Confirmer la réservation du dîner
Traiter les dernières annulations
Répartir définitivement les équipes
2 personnes
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les cartes d’équipe
Préparer le concours
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les coordonnées du lieu
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Préparer les cartes d’équipe
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Accompagner les équipes jusqu'aux chambres
3 personnes
Faire l’escape room
24 personnes
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Déterminer le score et le gagnant
2 personnes
Remettre le prix
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer le lieu du dîner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dire au revoir et remercier
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Partager les photos avec les participants
Régler les factures impayées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Table de buffetqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 30
- Bolsqté 30
- Verresqté 36
- Tasses à caféqté 30
- Couteauxqté 30
- Fourchettesqté 30
- Cuillèresqté 30
- Louchesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Machine à café
- Bouilloire
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Batteries externesqté 3
- Chargeursqté 3
- Support pour smartphone
- Tabourets pour sacsqté 6
Décoration
- Cartes d'équipeqté 24
- Étiquettes nominativesqté 30
- Nappesqté 6
- Trophée du prix
- Ballonsqté 30
- Ruban à ballonsqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Porte-sac-poubelle
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve l’escape game dès que la date est fixée, puis vérifie le nombre de salles nécessaires selon l’effectif et la capacité de chaque équipe. Garde une marge pour les désistements avant de confirmer la répartition définitive.
- Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, au moins 10 jours avant la soirée. Transmets ensuite le nombre de repas et les régimes particuliers au lieu du dîner, plutôt que d’attendre la dernière semaine.
- Envoie l’itinéraire, les informations de stationnement et les options de transport 5 à 7 jours avant l’événement. Demande aux participants d’indiquer s’ils viennent en voiture, en transports en commun ou avec un autre groupe.
- Prépare les cartes d’équipe, les étiquettes nominatives et le petit concours avant le jour J. Range aussi les chargeurs, batteries externes et le support pour smartphone au même endroit afin de ne pas les chercher entre l’escape game et le dîner.
- Le jour de l’événement, refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe la table d’accueil avant l’arrivée du premier participant. Vérifie les coordonnées de la salle, la réservation du dîner et le matériel de service une dernière fois.
Questions fréquentes
- Quand réserver un escape game pour un groupe ?
- Réserve idéalement 4 à 6 semaines avant la date, surtout si le groupe compte plusieurs équipes. Confirme le nombre définitif de joueurs après les inscriptions et vérifie si une ou plusieurs salles sont nécessaires.
- Combien de temps avant envoyer les invitations pour un escape game ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de répartir les équipes, de recueillir les contraintes alimentaires et de confirmer le dîner.
- Comment organiser les équipes pour un escape game ?
- Prépare une première répartition après la clôture des inscriptions, puis confirme les équipes 3 à 5 jours avant la soirée, après les dernières annulations. Prévois une carte d’équipe par groupe et indique clairement le nom de chaque participant.
- Que prévoir pour un escape game suivi d’un dîner ?
- Prévois les boissons, la vaisselle, le matériel de service et de quoi garder les produits au frais. Termine les achats 1 à 2 jours avant, refroidis les boissons le jour même et installe la table d’accueil avant l’arrivée du groupe.
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