Zo organiseer je een erfgoedtentoonstelling

Begin met het verhaal dat bezoekers in één rondgang moeten begrijpen. Leg daarna datum, openingstijden en zaalindeling vast voordat je objecten, vitrines en panelen reserveert. Regel bruiklenen en transport vroeg: zonder schriftelijke afspraken over eigendom, verzekering en retourdatum kun je niet veilig opbouwen. Werk vervolgens de teksten, route, uitnodigingen en catering uit. Plan vóór de opening een volledige rondgang met gecontroleerde objecten, verlichting, kabels en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Expositiestukken selecteren
3 personen
4
Uitleners en rechthebbenden benaderen
2 personen
5
Uitleenafspraken vastleggen
2 personen
6
Leenregister voor objecten maken
7
Objecten fotograferen bij ontvangst
2 personen
8
Tentoonstellingsteksten schrijven
2 personen
9
Teksten laten controleren
2 personen
10
Bordjes en routekaart ontwerpen
11
Bordjes en routekaart printen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Evenement online publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering reserveren
17
Transport voor objecten regelen
2 personen
18
Reserveringen voor materialen maken
19
Persbericht en perslijst opstellen
20
Persbericht versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Objecten en materialen controleren
2 personen
23
Ontvangstruimte voorbereiden
2 personen
24
Tentoonstellingspanelen opstellen
3 personen
25
Vitrines en sokkels plaatsen
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Expositiestukken uitpakken
3 personen
28
Expositiestukken plaatsen
3 personen
29
Objectlabels bevestigen
2 personen
30
Route en publieksborden plaatsen
2 personen
31
Verlichting richten
2 personen
32
Beeldscherm en presentatie testen
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Registratietafel klaarzetten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
2 personen
43
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Zaal en vitrines controleren
2 personen
49
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Expositiestukken registreren
2 personen
51
Expositiestukken inpakken
3 personen
52
Vitrines en panelen afbreken
3 personen
53
Meubilair terugplaatsen
3 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
56
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
57
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen
59
Objecten terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tentoonstellingspanelenaantal 12
Vitrinesaantal 6
Sokkelsaantal 8
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Portofoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Entreebanner
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kleefstripsaantal 2
Plakbandaantal 4
Touwafzettingaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenrolhoudersaantal 2
Kassalade
Rekenmachine
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Selecteer eerst de objecten en maak direct een leenregister met foto, conditie, eigenaar en retourafspraak. Fotografeer elk object bij ontvangst; zo leg je schade of ontbrekende onderdelen vóór de opbouw vast.
Reserveer vitrines, sokkels, tentoonstellingspanelen en verlichting zodra de zaalindeling vaststaat. Meet doorgangen en wanden vooraf, zodat panelen, kabelgoten en afzetpalen niet pas op de opbouwdag blijken te groot of te kort.
Schrijf tentoonstellingsteksten nadat de objectvolgorde is bepaald en laat ze vóór het printen controleren. Houd informatieborden kort genoeg om staand te lezen en controleer namen, jaartallen en herkomst minstens één keer met een tweede persoon.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de cateraar uiterlijk enkele dagen vóór de opening het definitieve aantal. Zet glazen, kopjes, borden, bestek en serveertangen apart van de objecten klaar in de ontvangstruimte.
Doe minimaal één volledige proefronde vóór openingstijd: loop de route, test laptop en beeldscherm, controleer LED-spots en kabels en bekijk of elk bord vanaf de juiste plek zichtbaar is. Veel problemen ontstaan doordat de entreebanner of wegwijzers pas als laatste worden opgehangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een erfgoedtentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Uitleners, rechthebbenden, transport en materialen kosten vaak meer tijd dan de teksten en uitnodigingen.
Wat moet er in een leenregister voor een erfgoedtentoonstelling staan?: Noteer per object minstens een uniek nummer, beschrijving, eigenaar, conditie bij ontvangst, foto, uitleendatum en geplande retourdatum. Werk het register bij zodra een object aankomt en opnieuw wanneer het teruggaat.
Wanneer schrijf en print je de tentoonstellingsteksten?: Schrijf de teksten nadat de route en objectvolgorde vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vóór de opening. Laat ze controleren en print de definitieve bordjes pas nadat namen, bronvermelding en plaatsing zijn getest.
Wanneer controleer je de zaal voor de opening?: Plan een volledige controle uiterlijk 1 dag vóór de opening en een korte ronde 1 tot 2 uur vooraf. Controleer dan objecten, vitrines, verlichting, beeldscherm, kabels, routekaart, garderobe en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.