Organiser une exposition sur le patrimoine, étape par étape

Une exposition sur le patrimoine se prépare d’abord avec les objets, leurs propriétaires et les conditions de prêt. Fixez ensuite le parcours, les vitrines, les panneaux et les horaires avant de communiquer au public. Les textes, le transport et l’accueil demandent plusieurs vérifications, souvent sous-estimées. Ce guide vous aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis des derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Sélectionner les pièces d’exposition
3 personnes
4
Contacter les prêteurs et les ayants droit
2 personnes
5
Consigner les modalités de prêt
2 personnes
6
Créer un registre de prêt des objets
7
Photographier les objets à la réception
2 personnes
8
Rédiger les textes de l'exposition
2 personnes
9
Faire relire les textes
2 personnes
10
Concevoir les panneaux et la carte d’itinéraire
11
Imprimer les panneaux et le plan d’itinéraire
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier l’événement en ligne
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Réserver le catering
17
Organiser le transport des objets
2 personnes
18
Faire les réservations de matériel
19
Rédiger le communiqué de presse et la liste de presse
20
Envoyer le communiqué de presse
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier les objets et le matériel
2 personnes
23
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
24
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
25
Installer les vitrines et les socles
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Déballer les pièces d’exposition
3 personnes
28
Mettre en place les pièces d’exposition
3 personnes
29
Fixer les étiquettes d’objet
2 personnes
30
Installer la signalisation d’itinéraire et de public
2 personnes
31
Orienter l'éclairage
2 personnes
32
Tester l'écran et la présentation
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer la table d'inscription
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
2 personnes
43
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Servir les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
48
Vérifier la salle et les vitrines
2 personnes
49
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

50
Enregistrer les pièces d'exposition
2 personnes
51
Emballer les pièces d’exposition
3 personnes
52
Démonter les vitrines et les panneaux
3 personnes
53
Remettre le mobilier en place
3 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
56
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
57
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
59
Rapporter les objets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux d’expositionqté 12
Vitrinesqté 6
Soclesqté 8
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Écran
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Talkies-walkiesqté 4
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8
Cadres photoqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Bandes adhésivesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Barrières à cordeqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 2
Tiroir-caisse
Calculatrice
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le nombre de pièces exposées. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les prêteurs, obtenir les autorisations et consigner chaque condition de prêt.
Photographiez chaque objet dès sa réception et associez la photo à son registre de prêt. Faites relire les textes avant l’impression des panneaux : une correction tardive peut obliger à refaire toute la signalétique.
Dessinez le parcours avant de réserver les vitrines, socles et panneaux. Prévoyez les zones de circulation, les poteaux de balisage et l’emplacement des câbles HDMI, rallonges et multiprises.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’exposition si la capacité de la salle est limitée. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin de confirmer le catering avec un nombre réaliste de personnes.
Terminez l’installation au moins la veille de l’ouverture. Vérifiez les objets, l’éclairage LED, les panneaux directionnels, l’accueil et le matériel de projection avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition sur le patrimoine ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour une exposition de petite ou moyenne taille. Les prêts, les ayants droit, le transport et l’impression des panneaux sont les étapes qui prennent le plus souvent du retard.
Quand contacter les prêteurs pour une exposition ?: Contactez-les dès que la sélection des pièces est stabilisée, au minimum 6 semaines avant l’ouverture. Faites confirmer par écrit les dates, l’état des objets, le transport, l’assurance et les conditions de présentation.
Quand imprimer les panneaux d’exposition ?: Faites relire et valider les textes au moins 10 jours avant l’ouverture, puis imprimez les panneaux dès que le contenu est définitif. Gardez 2 à 3 jours pour contrôler les erreurs et installer la signalétique.
Que vérifier la veille de l’ouverture d’une exposition ?: Contrôlez chaque objet avec le registre et les photos prises à la réception, puis testez l’éclairage, l’écran, les câbles et les multiprises. Faites aussi un parcours complet de 30 minutes pour repérer les panneaux manquants ou les passages bloqués.

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