So organisierst du eine Kulturerbe-Ausstellung
Bei einer Kulturerbe-Ausstellung beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufbau, sondern mit Datum, Raum und einer belastbaren Exponatenliste. Danach klärst du Leihgaben, Rechte, Transporte und Ausstellungstexte, bevor Einladungen und Catering starten. Plane den Aufbau so, dass Vitrinen, Podeste, Beleuchtung und Wegweiser rechtzeitig vor der Öffnung stehen. Besonders häufig fehlen am Ende geprüfte Texte, dokumentierte Objektzustände und ein klarer Besucherweg.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Exponate auswählen
3 Personen
- 4
Leihgeber und Rechteinhaber kontaktieren
2 Personen
- 5
Leihvereinbarungen festhalten
2 Personen
- 6
Leihregister für Objekte erstellen
- 7
Objekte beim Empfang fotografieren
2 Personen
- 8
Ausstellungstexte schreiben
2 Personen
- 9
Texte prüfen lassen
2 Personen
- 10
Schilder und Wegweiser gestalten
- 11
Schilder und Streckenkarte drucken
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Veranstaltung online veröffentlichen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Catering reservieren
- 17
Transport für Objekte organisieren
2 Personen
- 18
Materialreservierungen erstellen
- 19
Pressemitteilung und Presseeinladung erstellen
- 20
Pressemitteilung versenden
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Objekte und Materialien kontrollieren
2 Personen
- 23
Empfangsbereich vorbereiten
2 Personen
- 24
Ausstellungspaneele aufstellen
3 Personen
- 25
Vitrinen und Podeste aufstellen
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Ausstellungsstücke auspacken
3 Personen
- 28
Exponate aufstellen
3 Personen
- 29
Objektbeschriftungen anbringen
2 Personen
- 30
Route und Publikumsschilder aufstellen
2 Personen
- 31
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
- 32
Bildschirm und Präsentation testen
2 Personen
- 33
Garderobe einrichten
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 39
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 42
Führungen begleiten
2 Personen
- 43
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 44
Snacks servieren
2 Personen
- 45
Getränke servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee nachfüllen
- 48
Saal und Vitrinen kontrollieren
2 Personen
- 49
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Ausstellungsstücke registrieren
2 Personen
- 51
Ausstellungsstücke verpacken
3 Personen
- 52
Vitrinen und Tafeln abbauen
3 Personen
- 53
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 55
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 56
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
- 57
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
- 58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Objekte zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungspanelsAnz. 12
- VitrinenAnz. 6
- PodesteAnz. 8
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Bildschirm
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- FunkgeräteAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Eingangsbanner
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 2
- KlebebandAnz. 4
- SeilabsperrungAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenrollenhalterAnz. 2
- Kassenschale
- Taschenrechner
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandfegerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Leihgeber kontaktierst. Plane für Anlieferung, Aufbau und Rücktransport jeweils mindestens einen eigenen Zeitblock ein, statt alles auf den Ausstellungstag zu legen.
- Erstelle früh ein Leihregister mit Objektname, Eigentümer, Zustand und Rückgabefrist. Fotografiere jedes Exponat beim Empfang und gleiche die Aufnahme mit dem Register ab, bevor es in eine Vitrine oder auf ein Podest kommt.
- Schreibe Ausstellungstexte nicht erst während des Aufbaus. Lass Inhalt, Namen und Schreibweisen spätestens 7 Tage vor dem Druck prüfen, damit Infotafeln und Wegweiser nicht kurzfristig neu produziert werden müssen.
- Plane den Rundgang auf dem Grundriss und prüfe ihn mit aufgebauten Ausstellungspaneelen, Absperrpfosten und Kabelkanälen. HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und LED-Spots sollten vor der Eröffnung getestet und sicher befestigt sein.
- Verschicke Einladungen erst, wenn Anmeldung, Ernährungswünsche und Cateringmenge zusammenpassen. Erfasse die Rückmeldungen bis spätestens 3 Tage vor dem Termin und stelle Empfangsbereich, Gläser, Tassen und Geschirr danach zusammen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Kulturerbe-Ausstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Leihgeber, Rechteinhaber, Transporte und Leihvereinbarungen brauchen oft mehrere Abstimmungen; Texte, Drucksachen und Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Öffnung feststehen.
- Was muss ich bei Leihgaben für eine Ausstellung beachten?
- Halte für jedes Objekt Eigentümer, Nutzungsrechte, Leihdauer, Transport und Rückgabe schriftlich fest. Fotografiere den Zustand beim Empfang und prüfe das Leihregister innerhalb von 24 Stunden auf fehlende oder abweichende Angaben.
- Wann sollten Ausstellungstexte und Schilder fertig sein?
- Plane die inhaltliche Prüfung mindestens 7 Tage vor dem Druck ein. Wegweiser, Streckenkarte und Infotafeln sollten spätestens 2 Tage vor der Eröffnung vorliegen, damit du Fehler noch korrigieren und die Besucherführung testen kannst.
- Wie plane ich den Aufbau einer Kulturerbe-Ausstellung?
- Reserviere mindestens einen vollständigen Aufbautag, bei vielen Vitrinen oder Exponaten besser zwei. Stelle zuerst Paneele, Vitrinen und Podeste auf, danach Beleuchtung, Kabelkanäle, Schilder und zuletzt die Objekte.
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