Wat heb je nodig voor een erfgoedmiddag?

Voor een erfgoedmiddag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers wisselen tussen presentaties, tentoonstellingsobjecten en rondleidingen, dus richt de inrichting daarop in. Denk aan servies voor koffie, thee, water en hapjes, maar ook aan presentatie- en afzetmateriaal. Stem de aantallen af op je definitieve bezoekerslijst en tel sprekers, demonstrateurs en vrijwilligers mee. Regel kwetsbare tentoonstellingsmaterialen en gekoelde dranken uiterlijk de dag ervoor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Sprekerslessenaar
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8
Tentoonstellingspanelenaantal 10
Vitrinekastenaantal 4
Presentatietafelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 110
Messenaantal 110
Lepelsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Soepkommenaantal 100

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Keukenschortenaantal 8

Decoratie

Historische vlaggenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Fotolijstenaantal 20
Lijstenhoudersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Programmafoldersaantal 120
Tentoonstellingslabelsaantal 40
Bruikleenformulierenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 4 flessen
- Bier - 72 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Rode wijn - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 8 zakken
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Bleekselderij - 2 stronken
- Uien - 3 kilo
- Knoflook - 6 bollen
- Aardappelen - 12 kilo
- Prei - 3 kilo
- Courgettes - 8 stuks
- Champignons - 3 kilo
- Pompoen - 5 kilo
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kikkererwten - 12 blikken
- Linzen - 8 blikken
- Tomatenblokjes - 12 blikken
- Kokosmelk - 6 blikken
- Olijfolie - 2 liter
- Zonnebloemolie - 1 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Kerriepoeder - 2 potjes
- Gedroogde tijm - 1 potje
- Gedroogde oregano - 1 potje
- Nootmuskaat - 1 potje
- Mosterd - 2 potten
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Appels - 6 kilo
- Peren - 5 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute crackers - 8 pakken
- Olijven - 2 kilo
- Augurken - 2 potten
- Kruidenkaas - 1 kilo
- Gevulde eieren - 80 stuks
- Eieren - 10 dozen
- Bladerdeeg - 6 pakken
- Feta - 1 kilo
- Yoghurt - 4 kilo
- Honing - 2 potten
- Appeltaarten - 6 stuks
- Slagroom - 12 bussen
- Vanillevla - 6 liter
- Chocoladekoekjes - 8 pakken
- Mini-muffins - 120 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Sponzen - 12 stuks
- Latexvrije handschoenen - 2 dozen

Tips

Reken voor kopjes, glazen, borden en bestek op minimaal 1,2 exemplaar per verwachte bezoeker. Bij een middag met meerdere programmarondes voorkomt 1,5 per persoon dat je tussendoor moet afwassen.
Plan per bezoeker ongeveer 2 koppen koffie of thee en 3 glazen water voor de hele middag. Zet extra koffie- en theecapaciteit klaar als veel bezoekers tegelijk bij de start binnenkomen.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf. Gebruik koelkasten voor de voorraad en koelboxen voor het moment waarop kannen of flessen naar de zaal gaan.
Zet tentoonstellingspanelen, vitrinekasten en presentatietafels vóór ontvangst van de objecten klaar. Laat bruikleenformulieren en verzekeringsgegevens niet bij de opbouw liggen; die horen vóór transport afgerond te zijn.
Voorzie de publieksruimte van ongeveer 1 tafel per 8 tot 10 bezoekers en controleer of alle stoelen, statafels, kapstokken en afzetpalen passen zonder looproutes naar de tentoonstelling te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kopjes en glazen heb ik nodig voor een erfgoedmiddag?: Neem minimaal 1,2 kopje of glas per verwachte bezoeker en liever 1,5 als je niet tussendoor wilt afwassen. Tel koffie- en theekopjes, waterglazen en eventuele wijnglazen afzonderlijk mee.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een erfgoedmiddag?: Reken op ongeveer 2 koppen koffie of thee per bezoeker voor een middagprogramma. Voor 50 bezoekers betekent dat circa 100 koppen; houd 10 tot 15 procent extra aan voor sprekers, vrijwilligers en tweede rondes.
Wanneer moet ik de dranken voor een erfgoedmiddag koelen?: Zet gekoelde dranken minimaal 4 uur voor aanvang in de koelkast. Verdeel ze vlak voor de ontvangst over waterkannen, glazen en koelboxen, zodat de voorraad niet onnodig warm wordt.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een erfgoedmiddag?: Zet voor een zittend programma één stoel per aangemelde bezoeker klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Reken voor tafels ongeveer 1 exemplaar per 8 tot 10 bezoekers en houd aparte presentatietafels vrij voor objecten en demonstraties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.