Que faut-il prévoir pour un après-midi du patrimoine ?

Un après-midi du patrimoine combine visites, objets exposés, démonstrations et temps d’accueil autour d’un café ou d’un goûter. La liste de courses ne se limite donc pas aux boissons : il faut aussi prévoir la vaisselle, le froid, le mobilier d’exposition et le matériel pour orienter les visiteurs. Comptez les consommables à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les accompagnants et les intervenants. Les boissons doivent être refroidies avant l’ouverture et les programmes imprimés quelques jours à l’avance.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Panneaux d’expositionqté 10
Vitrinesqté 4
Tables de présentationqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Bol à soupeqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Pinces de serviceqté 8
Tabliers de cuisineqté 8

Décoration

Drapeaux historiquesqté 6
Décoration de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Cadres photoqté 20
Porte-listesqté 20
Panneaux directionnelsqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 120
Étiquettes d’expositionqté 40
Formulaires de prêtqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Oignons - 3 kilo
- Ail - 6 têtes
- Pommes de terre - 12 kilos
- Poireaux - 3 kilos
- Courgettes - 8 pièces
- Champignons - 3 kilos
- Courge - 5 kilo
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 6 canettes
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 2 petits pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre de curry - 2 pots
- Thym séché - 1 pot
- Origan séché - 1 pot
- Noix de muscade - 1 pot
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Pommes - 6 kilos
- Poires - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 5 kilos
- Raisins secs - 1 kilo
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Œufs mimosa - 80 pièces
- Œufs - 10 boîtes
- Pâte feuilletée - 6 paquets
- Feta - 1 kilo
- Yaourt - 4 kilo
- Miel - 2 pots
- Tartes aux pommes - 6 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Crème à la vanille - 6 litres
- Biscuits au chocolat - 8 paquets
- Mini-muffins - 120 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Gants sans latex - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par visiteur, plus 10 % de réserve pour les intervenants, les bénévoles et la casse. Séparez les verres à eau, à thé et à vin dès la mise en place pour éviter les échanges au dernier moment.
Pour le café et le thé, comptez deux tasses ou verres par personne si l’accueil dure plusieurs heures. Vérifiez le nombre de machines à café, de bouilloires, de pichets et de théières avant de faire les courses.
Gardez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée du public. Si les réfrigérateurs ne suffisent pas, prévoyez des glacières et contrôlez leur contenu le matin même.
N’attendez pas le jour de l’événement pour vérifier les tables de présentation, les vitrines et les panneaux d’exposition. Faites cette vérification 48 heures avant afin de remplacer un élément manquant ou instable.
Préparez les badges, les programmes et le balisage la veille. Les poteaux de balisage, le pupitre et les porte-manteaux sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent l’accueil dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un après-midi du patrimoine ?: Prévoyez au minimum un verre par personne et par service, avec une réserve de 10 %. Pour un accueil avec eau, thé et vin, comptez donc trois verres par invité, sans oublier les intervenants et les bénévoles.
Quand acheter les boissons et les produits du goûter ?: Achetez les produits secs et la vaisselle au moins 3 jours avant. Achetez les produits frais 24 à 48 heures avant, puis mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant l’ouverture.
Combien d’assiettes et de couverts prévoir ?: Prévoyez une assiette, une assiette à dessert et un couvert complet par personne, plus 10 % de réserve. Pour 60 visiteurs, cela représente 66 pièces de chaque type utilisé, hors matériel de service.
Que faut-il prévoir pour présenter les objets du patrimoine ?: Prévoyez des vitrines, des panneaux d’exposition et des tables de présentation adaptés au nombre d’objets. Faites l’inventaire et vérifiez l’installation au moins 48 heures avant, notamment pour la stabilité et la circulation du public.

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