Zo organiseer je een erfgoedfestival

Begin niet met de aankleding, maar met het verhaal en de route van je erfgoedfestival. Leg eerst datum, locatie en programmaonderdelen vast en controleer daarna vergunningen, veiligheid en leveranciers. Vervolgens bouw je een publieksplanning: uitnodigingen, online aanmeldingen, rondleidingen, workshops en ontvangst. Regel vrijwilligers, catering en drukwerk ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangstbalie, goed geïnstrueerde begeleiders en een opbouwvolgorde waarbij tenten, kramen, techniek en bewegwijzering elkaar niet in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programmaonderdelen vastleggen
3 personen
3
Vergunningen controleren
4
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online evenement publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programmafolders ontwerpen
2 personen
12
Programmafolders laten drukken
13
Routekaarten voorbereiden
2 personen
14
Naambadges maken
2 personen
15
Inschrijflijsten printen
16
Rondleiders instrueren
2 personen
17
Workshopbegeleiders instrueren
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Cateringhoeveelheden bevestigen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Tent en marktkramen plaatsen
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Infoborden plaatsen
2 personen
27
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
28
Expositietafels inrichten
3 personen
29
Exponaten veilig opstellen
3 personen
30
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
EHBO-materiaal klaarleggen
38
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
39
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Programmafolders uitdelen
2 personen
43
Eerste rondleidingen begeleiden
3 personen
44
Eerste workshops begeleiden
4 personen
45
Expositie toelichten
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Tweede rondleidingen begeleiden
3 personen
52
Tweede workshops begeleiden
4 personen
53
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Sprekers begeleiden
2 personen
56
Optredens begeleiden
3 personen
57
Microfoons beheren
58
Licht tijdens programma bedienen
59
Avonddranken serveren
3 personen
60
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
63
Exponaten veilig verpakken
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
74
Foto- en videomateriaal verzamelen
75
Bedankberichten versturen
2 personen
76
Deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 6
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptopaantal 2
Presentatiescherm

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Snoerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Historische affichesaantal 20
Fotopanelenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 14
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 16
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
dienbladenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakkenaantal 100
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48
Desinfecterende doekjesaantal 8
Keukenpapieraantal 12
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in tijdsblokken en maak daarna de vrijwilligersindeling. Geef rondleiders en workshopbegeleiders uiterlijk een week vooraf hun route, starttijd, groepsgrootte en aanspreekpunt.
Controleer vergunningen en het veiligheidsplan voordat je leveranciers vastlegt. Noteer per onderdeel wie verantwoordelijk is voor publieksstromen, stroom, eerste hulp en afsluiting.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig de cateringhoeveelheden enkele dagen voor het festival. Tel niet alleen bezoekers, maar ook vrijwilligers, rondleiders en workshopbegeleiders mee.
Maak de ontvangstbalie compleet met naambadges, inschrijflijsten, routekaarten en programmafolders. Print reserve-exemplaren en leg een actuele deelnemerslijst klaar voor wijzigingen op de dag zelf.
Test techniek en stroom vóór de opening: controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen op de definitieve plek. Leg powerbanks en zaklampen bij de organisatie, niet bij de publieksmaterialen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een erfgoedfestival organiseren en plannen?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer leveranciers en werf vrijwilligers uiterlijk 8 weken voor het festival; drukwerk en definitieve catering volgen later.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een erfgoedfestival?: Maak minimaal 8 weken vooraf een indeling per taak en tijdsblok. Reken naast begeleiders voor rondleidingen en workshops op aparte mensen voor ontvangst, publieksbegeleiding, catering, techniek en een coördinator; het exacte aantal hangt af van je programma en bezoekersaantal.
Wanneer moet ik uitnodigingen en aanmeldingen regelen?: Publiceer het online evenement zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen voor het festival of houd een actuele lijst bij voor last-minute wijzigingen en dieetwensen.
Wanneer moet ik een erfgoedfestival opbouwen?: Plan de opbouw minimaal enkele uren vóór de eerste bezoekers en werk van groot naar klein: eerst tenten en marktkramen, daarna tafels, stoelen, ontvangst, bewegwijzering en techniek. Test microfoons en verlichting uiterlijk 30 minuten voor opening, met een korte buffer voor storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.