Organiser un Festival du patrimoine, étape par étape

Un Festival du patrimoine demande plus qu’un programme d’animations : il faut coordonner les lieux, les autorisations, les guides, les ateliers et l’accueil du public. Commencez par verrouiller la date, les sites concernés et le déroulé, puis avancez vers la sécurité, les fournisseurs et les bénévoles. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis assez tôt pour ajuster les quantités. La dernière étape consiste à installer les stands, la signalétique et l’accueil avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Consigner les éléments du programme
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Réserver les fournisseurs
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l'événement en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
12
Faire imprimer les programmes
13
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
14
Créer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les listes d'inscription
16
Briefer les guides
2 personnes
17
Briefer les animateurs d’atelier
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Confirmer les quantités de traiteur
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Installer la tente et les stands de marché
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Installer les panneaux d’information
2 personnes
27
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
28
Aménager les tables d’exposition
3 personnes
29
Installer les pièces en toute sécurité
3 personnes
30
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Tester l’éclairage
2 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Encadrer les premières visites guidées
3 personnes
44
Animer les premiers ateliers
4 personnes
45
Présenter l’exposition
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Animer les visites guidées de seconde rotation
3 personnes
52
Animer les autres ateliers
4 personnes
53
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
54
Annoncer le programme du soir
55
Accompagner les intervenants
2 personnes
56
Accompagner les spectacles
3 personnes
57
Gérer les micros
58
Gérer l'éclairage pendant le programme
59
Servir les boissons du soir
3 personnes
60
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
63
Emballer les exposants en toute sécurité
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Rassembler les photos et vidéos
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
76
Archiver les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 6
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 90
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 16
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 8
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches historiquesqté 20
Panneaux photoqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 16
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
plateauxqté 8
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sacs poubelleqté 100
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48
Lingettes désinfectantesqté 8
Essuie-toutqté 12
Nettoyant multi-usagesqté 4
Liquide vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les lieux et le programme au moins 8 semaines à l’avance. Cette base permet de vérifier les autorisations, de réserver les fournisseurs et de publier des informations fiables.
Traitez la sécurité avant les invitations : définissez les itinéraires, les points d’accueil, le balisage et les consignes pour chaque site. Prévoyez aussi des lampes de poche et des batteries externes si certaines visites se terminent après la tombée du jour.
Ouvrez les inscriptions dès que les horaires des visites et des ateliers sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de confirmer le traiteur et les quantités sans improviser la veille.
Briefiez les guides, les animateurs et les bénévoles séparément, 3 à 5 jours avant le festival. Remettez à chacun un horaire, un point de rendez-vous, un numéro de contact et la procédure à suivre en cas d’absence d’un intervenant.
Installez les tentes, stands, tables, chaises et comptoir d’accueil la veille si le site le permet. Testez ensuite les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises avec le programme imprimé à portée de main : les problèmes techniques sont beaucoup plus longs à corriger après l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival du patrimoine ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un festival avec plusieurs lieux, visites et ateliers. Comptez davantage si les autorisations, les fournisseurs ou les inscriptions doivent encore être mis en place.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un Festival du patrimoine ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, dès que le programme et les lieux sont confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer les listes et ajuster le traiteur.
Quand préparer le plan de sécurité du festival ?: Préparez une première version dès que les lieux et les itinéraires sont définis, puis finalisez-la au moins 2 semaines avant l’ouverture. Faites-la relire par les responsables de site et transmettez les consignes aux bénévoles avant leur briefing.
Que faut-il tester la veille d’un Festival du patrimoine ?: Testez les microphones, haut-parleurs, table de mixage, éclairage et branchements au moins 2 heures avant la fin de l’installation. Vérifiez aussi l’accueil, les badges, les listes d’inscription, les cartes d’itinéraire et les quantités de vaisselle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.