So organisierst du ein Erbe-Festival

Ein Erbe-Festival braucht eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum, Ort und Programm fest, danach klärst du Genehmigungen, Sicherheit und Lieferanten. Frühzeitige Anmeldungen helfen dir, Catering, Sitzplätze und Workshops realistisch zu planen. In der letzten Woche geht es um Namensschilder, Streckenkarten, Programmhefte und Einsatzpläne. Am Veranstaltungstag zählen kurze Briefings, ein kontrollierter Aufbau und ein Empfang, der mindestens 60 Minuten vor Beginn bereitsteht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programmpunkte festlegen
3 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
5
Lieferanten reservieren
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Event veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programmhefte gestalten
2 Personen
12
Programmhefte drucken lassen
13
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
14
Namensschilder erstellen
2 Personen
15
Anmeldelisten ausdrucken
16
Führer anweisen
2 Personen
17
Workshopleiter anweisen
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Cateringmengen bestätigen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Zelt und Marktstände aufstellen
4 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
26
Infotafeln aufstellen
2 Personen
27
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
28
Ausstellungstische einrichten
3 Personen
29
Exponate sicher aufstellen
3 Personen
30
Workshoptische aufstellen
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beleuchtung testen
2 Personen
33
Tonanlage testen
2 Personen
34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
38
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
42
Programmhefte verteilen
2 Personen
43
Erste Führungen begleiten
3 Personen
44
Erste Workshops begleiten
4 Personen
45
Ausstellung erläutern
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Abfall sammeln
2 Personen
51
Zweite Führungen begleiten
3 Personen
52
Zweite Workshops begleiten
4 Personen
53
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
54
Abendprogramm ankündigen
55
Redner betreuen
2 Personen
56
Auftritte betreuen
3 Personen
57
Mikrofone verwalten
58
Licht während des Programms bedienen
59
Abendgetränke servieren
3 Personen
60
Letzte Führung begleiten
3 Personen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

62
Fundsachen sammeln
2 Personen
63
Exponate sicher verpacken
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
74
Foto- und Videomaterial sammeln
75
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
76
Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 6
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 90
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Historische PlakateAnz. 20
FotopaneeleAnz. 12
InfotafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 14
KreidetafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 16
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllsäckeAnz. 100
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48
DesinfektionstücherAnz. 8
KüchenpapierAnz. 12
AllzweckreinigerAnz. 4
SpülmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Wegeführung mindestens 8 Wochen vorher fest. Für Führungen und Workshops brauchst du danach eigene Zeitfenster, Treffpunkte und verantwortliche Personen.
Prüfe Genehmigungen und Sicherheitsplan, bevor du Lieferanten buchst. Plane Absperrpfosten, Beleuchtung und erreichbare Fluchtwege nicht erst für den Aufbautag ein.
Rekrutiere Freiwillige spätestens 4 Wochen vor dem Festival. Teile pro Schicht eine feste Aufgabe zu und gib Führern, Workshopleitern und Empfangsteam 7 Tage vorher ein kurzes Briefing.
Bestätige Cateringmengen 5 bis 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche. Rechne Geschirr, wiederverwendbare Gläser und Thermoskannen getrennt nach Essens- und Getränkestationen.
Baue Zelte, Marktstände, Tische und Stühle am Vortag oder mindestens 4 Stunden vor Beginn auf. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsbildschirm und Verlängerungskabel vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erbe-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Lieferanten und Helfer solltest du in den ersten 3 bis 4 Wochen klären, damit Programm und Aufbau nicht unter Zeitdruck geraten.
Wann muss das Programm für ein Erbe-Festival feststehen?: Das Grundprogramm sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen. Druckdaten für Programmhefte, Streckenkarten und Einladungen solltest du 2 bis 3 Wochen vorher abschließen.
Wie viele Helfer braucht ein Erbe-Festival?: Plane mindestens ein Empfangsteam aus 2 Personen, je Programmpunkt eine verantwortliche Person und zusätzliche Helfer für Aufbau und Abbau ein. Bei wechselnden Schichten sollte jede Aufgabe durchgehend besetzt sein.
Wann sollte man das Catering für ein Erbe-Festival bestätigen?: Bestätige die Mengen 5 bis 7 Tage vor dem Festival, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Lege am Vortag fest, welche Speisen, Teller, Bestecksets und Servierschalen an welche Station kommen.

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