Erfgoedcongres organiseren: checklist en planning
Een erfgoedcongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt sprekers, aanmeldingen, catering, techniek en deelnemersinformatie in een vaste volgorde. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar bevestigingen, aantallen en de congresdag zelf. Deze checklist bevat 74 taken en 51 spullen, van naambadges en programmafolders tot microfoons, projectie en garderoberekken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotietekst publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Naambadges ontwerpen
Naambadges printen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Sprekersinformatie versturen
Routebordjes maken
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Techniek lossen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Registratietafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Routebordjes ophangen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing verzorgen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Congres openen
Sprekers aankondigen
Microfoons beheren
Presentaties bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrel serveren
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste vragen begeleiden
Congres afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal leegmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Badges en folders opruimen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Registratietafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Sprekersstoelenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 130
- Koffielepelsaantal 130
- Dinermessenaantal 130
- Dinervorkenaantal 130
- Opscheplepelsaantal 20
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopsaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Flip-oversaantal 4
- Wandklokkenaantal 3
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 120
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Routebordjesaantal 12
- Programmabordenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerbladenaantal 12
- Schenkkannenaantal 10
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en bouw daarna het programma op. Benader sprekers zodra de inhoudelijke blokken bekend zijn en stuur hun praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor het congres.
- Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen en vervoersinformatie te verzamelen. Gebruik de definitieve gastenlijst om catering, stoelen, naambadges en programmafolders te tellen.
- Controleer presentaties vooraf op bestandsformaat, beeldverhouding en ontbrekende video- of audiobestanden. Verzamel alle bestanden op één laptop en test die met de beamer, het projectiescherm en de HDMI-kabel.
- Plan een aparte techniekcontrole vóór de ontvangst van deelnemers. Test beide draadloze microfoons, de microfoonstandaards, audiomixer, speakers, verlengkabels en stekkerdozen in de zaalopstelling.
- Richt registratie, garderobe en bewegwijzering in voordat de eerste deelnemer arriveert. Leg naambadgehouders alfabetisch klaar, plaats routebordjes zichtbaar en reserveer tijd om dranken te koelen en materialen te verzamelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een erfgoedcongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open het aanmeldformulier zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan, zodat je tijd hebt voor catering en deelnemersinformatie.
- Wanneer moet ik sprekers voor een erfgoedcongres benaderen?
- Benader sprekers ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf en bevestig hun deelname zodra programma en vergoeding of afspraken duidelijk zijn. Stuur praktische informatie uiterlijk 1 week voor het congres.
- Wanneer geef ik het aantal gasten door aan de catering?
- Geef een voorlopige inschatting bij de reservering en het definitieve aantal meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Baseer dat aantal op de actuele gastenlijst en verwerkte dieetwensen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniekcontrole?
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst voor beamer, projectiescherm, laptops, microfoons en geluid. Test daarnaast elke presentatie vooraf, zodat je op de congresdag alleen nog kleine wijzigingen hoeft op te lossen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!