LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Erbe-Kongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erbe-Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, bestätigte Referenten und einen belastbaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Wochen kommen Technik, Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und Cateringmengen zusammen. Diese Checkliste führt dich durch die 74 Planungsschritte und hilft dir, typische Versäumnisse vor dem Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbetext veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Referenteninformationen versenden

  • Wegweiser erstellen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Registrierungstische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Kongress eröffnen

  • Redner ankündigen

  • Mikrofone verwalten

  • Präsentationen betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Getränkeausschank servieren

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Letzte Fragen betreuen

  • Kongress abschließen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal räumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Badges und Flyer aufräumen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • RednerstühleAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 130
  • KaffeelöffelAnz. 130
  • DinnermesserAnz. 130
  • EsstischgabelnAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 4
  • WanduhrenAnz. 3

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 120
  • TischläuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 10
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Catering und Technik, sobald Datum, Ort und Programm stehen. Für den Kongress brauchst du unter anderem Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und passende Kabel.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Referenten weitgehend bestätigt sind. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und verschicke Transportinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
  • Sammle Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie spätestens 5 Werktage vorher an, prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop und teste HDMI-Kabel sowie Präsentationsklicker.
  • Gib die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche dem Catering spätestens 3 bis 5 Werktage vorher durch. Plane außerdem Geschirr, Wassergläser, Kaffeetassen, Servierbesteck und Abfallbehälter mit ein.
  • Bereite Registrierungstische, Namensschildhalter, Wegweiser und Garderobenständer am Vortag vor. Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle Wanduhren, Flipcharts sowie Reservekabel dort bereit, wo sie gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Erbe-Kongress planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Referenten. So bleibt genügend Zeit für Reservierungen, Einladungen, Anmeldungen und die technische Abstimmung.
Wann sollte ich die Einladungen für den Erbe-Kongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Öffne die Anmeldung gleichzeitig oder wenige Tage später, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Veranstaltung an. Prüfe sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker.
Wann soll ich die Cateringmengen endgültig melden?
Melde die endgültige Gästezahl und besondere Ernährungswünsche 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Aktualisiere die Menge nach dem Anmeldeschluss und berücksichtige Referenten sowie Organisationsteam.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!