Checklist pour organiser un congrès du patrimoine

Organiser un congrès du patrimoine demande de coordonner le lieu, le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique d’accueil. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’aux derniers contrôles sur place. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour l’inscription, les présentations, le buffet et l’orientation des participants. Gardez une marge pour les besoins alimentaires, les fichiers de présentation et les quantités définitives du traiteur.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le texte promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Envoyer les informations sur les intervenants
Créer des panneaux de direction
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables d'inscription
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Gérer le briefing des intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir le congrès
Annoncer les intervenants
Gérer les micros
Animer les présentations
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir l’apéritif
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Animer les dernières questions
Clôturer le congrès
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider la salle
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ranger les badges et les brochures
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Chaises des intervenantsqté 4
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Couteaux à dînerqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Louchesqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Horloges muralesqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 120
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis établissez le programme avant de solliciter les intervenants : leurs disponibilités conditionnent souvent les horaires et les formats de session.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est assez stable. Fixez une date limite claire pour récupérer les besoins alimentaires et transmettre ensuite au traiteur les quantités définitives.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et vérifiez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur qui seront utilisés sur place. Prévoyez aussi les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.
Préparez les badges nominatifs et les programmes après la clôture des inscriptions, mais gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute. Installez les tables d’inscription avant l’arrivée du premier participant.
Ne laissez pas les boissons et la signalétique au dernier moment : refroidissez les boissons la veille, placez les panneaux de direction avant l’ouverture et vérifiez que les microphones, haut-parleurs et supports sont opérationnels.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du patrimoine ?: Commencez idéalement plusieurs mois avant la date, dès que le lieu et le programme prévisionnel peuvent être fixés. Les intervenants, le traiteur et la technique doivent être contactés tôt, car leurs disponibilités peuvent limiter vos choix.
Quand envoyer les invitations pour un congrès du patrimoine ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les principales informations du programme sont confirmés. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le congrès afin de finaliser les badges, les repas et les quantités du traiteur.
Combien de temps avant faut-il récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au minimum 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus.
Quand préparer les badges et les programmes du congrès ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et la validation de la liste définitive des invités, généralement 3 à 7 jours avant le congrès. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires pour les remplacements et les inscriptions tardives.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.