Erbschaftsauktion organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Erbschaftsauktion müssen Lose nicht nur beschrieben, sondern auch nummeriert, fotografiert, transportiert und vor Ort kontrolliert werden. Plane zuerst Datum, Raumaufteilung und Auktionsbedingungen, bevor du Einladungen und Anzeigen verschickst. Für Anmeldung, Registrierung, Auktion und Zahlung brauchst du getrennte Abläufe und klar eingeteilte Personen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau am Auktionstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Auktionsdatum bestätigen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Losenliste zusammenstellen
3 Personen
Lose nummerieren
3 Personen
Lose fotografieren
2 Personen
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
Auktionsanzeige veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Reservierungen vornehmen
Auktionator bestätigen
Zahlungsteam einteilen
Lose kontrollieren
4 Personen
Empfindliche Gegenstände verpacken
3 Personen
Fehlende Losdaten ergänzen
2 Personen
Loskarten drucken
2 Personen
Auktionsnummern vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lose zur Location bringen
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Lose nach Nummer auslegen
5 Personen
Loskarten platzieren
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Zahlungstheke einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Getränke bereitstellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Mitarbeiteranweisungen verteilen
Event
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
Parzellen besichtigen lassen
3 Personen
Auktion eröffnen
2 Personen
Lose versteigern
3 Personen
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
Lose zur Abholzone bringen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Aushändigung der Lose prüfen
3 Personen
Nicht abgeholte Lose markieren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Lose sicher verwahren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Lose an Käufer übergeben
3 Personen
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
Übrig gebliebene Sachen sortieren
3 Personen
Unverkaufte Artikel zurückgeben
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Verkaufsunterlagen archivieren
2 Personen
Rechnungen und Belege aufbewahren
Dankesnachricht versenden
Verkaufserlös überweisen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- KlappischeAnz. 4
- Registrierungstheke
- Bezahltheke
- StehtischeAnz. 6
- TransportwagenAnz. 3
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadegeräteAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 3
- Kasse
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 4
- HandkarrenAnz. 2
- HeißklebepistolenAnz. 2
- TackerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 16
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- KühlcontainerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- Auktionsschild
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- PinnwändeAnz. 4
- BilderrahmenAnz. 6
- TischnamensschilderAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtuchhalterAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- AnmeldeformulareAnz. 150
- LoskartenAnz. 150
- VerkaufsbelegeAnz. 150
- AuktionsnummernAnz. 120
- A4-PapierAnz. 500
- NotizblöckeAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 40
- BleistifteAnz. 20
- MarkerAnz. 12
- KlebezettelAnz. 12
- KlebeetikettenAnz. 500
- OrdnerAnz. 8
- UmschlägeAnz. 200
- KassenbonrollenAnz. 10
- PapierarmbänderAnz. 150
- KlebebandAnz. 12
- VerpackungsbandAnz. 12
- SeilAnz. 6
- KartonbögenAnz. 100
- PinnwandkartenAnz. 100
- Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 200
- KlemmbretterAnz. 12
- SchereAnz. 6
- CuttermesserAnz. 3
- LinealeAnz. 4
Auktionsmaterial
- Auktionshammer
- Parzellen-DisplaysAnz. 30
- PräsentationstischeAnz. 4
- NummerntafelnAnz. 120
- TischnummernAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 30
- UmzugsdeckenAnz. 20
- LuftpolsterfolieAnz. 4
- UmzugskartonsAnz. 50
- PackpapierAnz. 4
- TragetaschenAnz. 100
- HandterminalsAnz. 3
- GeldkassetteAnz. 2
- DokumentenkofferAnz. 4
- SchlüsselanhängerAnz. 50
- KabelbinderAnz. 200
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Tipps
- Lege die Auktionsbedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular und die Losbeschreibungen veröffentlichst. So stehen Zahlungsfristen, Abholung und Teilnahmebedingungen überall einheitlich.
- Plane für jedes Los eine Nummer, ein Foto und eine kurze, überprüfte Beschreibung ein. Fehlende Angaben fallen sonst oft erst beim Drucken der Loskarten oder bei der Kontrolle vor Ort auf.
- Teile Registrierung, Auktion und Zahlung mindestens auf drei Verantwortungsbereiche auf. Eine Person sollte nicht gleichzeitig Anmeldungen bearbeiten, Lose ausgeben und Zahlungen verbuchen.
- Bereite Laptop, Drucker, Mikrofon, Lautsprecher, Kartenterminal und Ladegeräte spätestens am Vortag vor. Teste außerdem Verlängerungskabel und Technik einmal mit der tatsächlichen Raumaufteilung.
- Bringe empfindliche Lose geschützt und mit einem Transportwagen oder Handkarren zur Location. Stelle Tische, Stühle, Registrierungstheke und Bezahltheke so auf, dass Besucher nicht durch den Zahlungsbereich zurücklaufen müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Erbschaftsauktion planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Auktionsbedingungen und der Losliste. Die Anzeige und Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin veröffentlicht beziehungsweise verschickt werden.
- Wann müssen die Lose fotografiert und nummeriert werden?
- Fotografiere und nummeriere die Lose, sobald die Losliste vollständig genug für die Veröffentlichung ist, spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Auktion. Kontrolliere Nummern, Fotos und Beschreibungen danach noch einmal gemeinsam.
- Wie viele Personen braucht man für eine Erbschaftsauktion?
- Plane mindestens 4 Personen ein: eine für Registrierung, eine für den Auktionator, eine für Zahlungen und eine für die Kontrolle beziehungsweise Ausgabe der Lose. Bei mehr als 50 Losen ist eine zusätzliche Person für Transport und Ausgabe sinnvoll.
- Wann sollte die Ausstattung vor Ort aufgebaut werden?
- Baue Tische, Stühle, Registrierungs- und Bezahltheke mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Technik, Kasse und Kartenterminal solltest du noch vor dem Einlass testen, damit offene Fehler nicht während der Auktion gelöst werden müssen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!