Checklist voor een entertainmentprijsuitreiking organiseren

Een entertainmentprijsuitreiking vraagt om meer dan een podium en een envelop met de winnaar. Je moet gasten, genomineerden en presentatoren op tijd bevestigen, terwijl presentaties, video-inserts en techniek foutloos moeten werken. Ook de overgang tussen ontvangst, diner en uitreiking verdient een strak draaiboek. Met deze checklist houd je 84 taken en 62 benodigde spullen overzichtelijk bij, van de eerste uitnodiging tot de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
2 personen
Genodigden selecteren
2 personen
Uitnodigingen opmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Finalisten bevestigen
2 personen
Presentatoren vastleggen
2 personen
Prijsuitreiking programmeren
2 personen
Genomineerden informeren
2 personen
Winnaarsenveloppen voorbereiden
2 personen
Trofeeën bestellen
Trofeeën controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Video-inserts verzamelen
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Catering bevestigen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Entreebalie plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium plaatsen
4 personen
Achterwand plaatsen
3 personen
Rode loper leggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Beeldscherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Video's en slides testen
2 personen
Prijsbeeldjes uitstallen
2 personen
Winnaarsenveloppen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing presentatoren geven
3 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Gasten registreren
4 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingsshow begeleiden
3 personen
Prijsblokken aankondigen
2 personen
Genomineerden begeleiden
2 personen
Trofeeën uitreiken
2 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Video-inserts afspelen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Entertainmentoptredens begeleiden
3 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Hoofdprijzen uitreiken
3 personen
Slotwoord begeleiden
2 personen
Afscheidsdrank serveren
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankberichten versturen
Winnaarsfoto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Ronde dinertafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Spreekgestoelte
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 130
Dinerbesteksetsaantal 130
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Digitale camera'saantal 2
Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Projector
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12

Decoratie

Achterwand
Rode loper
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Menukaartenaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Winnaarsenveloppenaantal 15
Trofeeënaantal 15
Pennenaantal 30
Stemkaartenaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de prijsuitreiking pas definitief nadat presentatoren, finalisten en presentaties zijn bevestigd. Neem per uitreikingsmoment extra tijd op voor applaus, een korte speech en het wisselen van het podium.
Test presentaties en video-inserts minimaal 2 keer: eerst enkele dagen vooraf en daarna opnieuw op locatie. Controleer laptop, projector, presentatiescherm, HDMI-kabels, speakers en microfoons samen in plaats van afzonderlijk.
Maak winnaarsenveloppen per categorie en controleer ze met 2 personen. Leg de enveloppen in de volgorde van het draaiboek klaar, zodat niemand tijdens de uitreiking hoeft te zoeken.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten op tijd door aan de catering. Controleer vlak voor het evenement ook servies, glazen, serveerbestek en gekoelde dranken.
Druk het draaiboek, de naamkaartjes en een aparte presentatorenversie uiterlijk 1 dag vooraf af. Zet op de locatie een korte controlevolgorde klaar: podium, microfoons, verlichting, projectie, trofeeën en garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een entertainmentprijsuitreiking organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met gastenlijst, uitnodigingen, locatie en presentatoren. Plan de technische test en controle van trofeeën en winnaarsenveloppen in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een entertainmentprijsuitreiking versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vooraf, zodat aanmeldingen en dieetwensen tijdig binnenkomen. Stuur 2 weken voor de uitreiking een herinnering naar genodigden die nog niet hebben gereageerd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een prijsuitreiking?: Reken gemiddeld 5 tot 8 minuten per categorie, inclusief aankondiging, winnaar, trofee en foto. Tel daarnaast ontvangst, eventuele maaltijd, video-inserts en een technische buffer van minimaal 15 minuten op.
Wanneer test je de techniek voor een entertainmentprijsuitreiking?: Doe een volledige test 2 tot 3 dagen vooraf en herhaal die op locatie vóór de gasten binnenkomen. Controleer alle presentaties en video’s met de echte laptop, projector, kabels, speakers en microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.