Entertainment-Preisverleihung organisieren: die Checkliste

Eine Entertainment-Preisverleihung braucht mehr als Trophäen und eine Bühne. Du musst Anmeldungen, Nominierte, Umschläge, Präsentationen und Technik so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zum gekühlten Getränk durch die Vorbereitung. Besonders leicht vergessen werden technische Tests, Ernährungswünsche und die Prüfung der gelieferten Trophäen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Geladene Gäste auswählen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen erfassen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Finalisten bestätigen
2 Personen
Moderatoren festlegen
2 Personen
Preisverleihung planen
2 Personen
Nominierte informieren
2 Personen
Gewinnerumschläge vorbereiten
2 Personen
Trophäen bestellen
Trophäen prüfen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Videoeinspieler sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder drucken
Catering bestätigen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Eingangstheke aufstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne aufstellen
4 Personen
Rückwand aufstellen
3 Personen
Roten Teppich auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Bildschirm anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Videos und Folien testen
2 Personen
Preisfiguren ausstellen
2 Personen
Umschläge für die Gewinner bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für Präsentatoren geben
3 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Gäste registrieren
4 Personen
Garderobe annehmen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsshow betreuen
3 Personen
Preisblöcke ankündigen
2 Personen
Nominierte begleiten
2 Personen
Trophäen überreichen
2 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Videoeinspieler abspielen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Unterhaltungsauftritte begleiten
3 Personen
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
Hauptpreise überreichen
3 Personen
Schlusswort moderieren
2 Personen
Abschiedsgetränk servieren
3 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fotos sicher speichern
Dankesnachrichten versenden
Gewinnerfotos veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 130
Abendbesteck-SetsAnz. 130
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

DigitalkamerasAnz. 2
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Projektor
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

Rückwand
Roter Teppich
BallonbögenAnz. 2
TischdekorationenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
GewinnerumschlägeAnz. 15
TrophäenAnz. 15
StifteAnz. 30
StimmkartenAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche gesammelt und bestätige die Reservierungen spätestens 7 Tage vorher.
Bestätige Finalisten und Nominierte frühzeitig und bereite die Gewinnerumschläge in der geplanten Reihenfolge vor. So muss die Moderation während der Verleihung keine Namen oder Kategorien improvisieren.
Sammle Präsentationen und Videoeinspieler an einem festen Ort und teste jede Datei mindestens 3 Tage vorher mit Laptop, Präsentationsbildschirm, Projektor und HDMI-Kabel.
Plane den Technikcheck nicht nur für den Ton: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Bühnenbeleuchtung und LED-Spots müssen gemeinsam getestet werden, bevor die Gäste eintreffen.
Prüfe die Trophäen direkt nach der Lieferung und lege Namensschilder, Drehbuch sowie Servierbesteck am Vortag bereit. Getränke sollten früh genug gekühlt und Snacks erst kurz vor dem Empfang vorbereitet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Entertainment-Preisverleihung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Moderation und Trophäen. Spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung sollten Präsentationen, Videos und die gesamte Technik getestet sein.
Wann sollten Einladungen für eine Preisverleihung verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 14 Tagen. Danach kannst du Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche verbindlich bearbeiten.
Wie viele Gewinnerumschläge braucht eine Preisverleihung?: Bereite pro Auszeichnung einen Gewinnerumschlag vor und sortiere alle Umschläge nach dem Ablauf im Drehbuch. Lege zusätzlich mindestens 1 Ersatzumschlag bereit, falls ein Umschlag beschädigt wird oder eine Kategorie kurzfristig geändert wird.
Wann muss die Technik für eine Preisverleihung getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 3 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor dem Empfang. Prüfe dabei Bild, Ton, Mikrofone, Kabel, Präsentationen und Videoeinspieler.

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