Checklist pour organiser une remise de prix du spectacle

Une remise de prix du spectacle demande une préparation précise, car la cérémonie, le repas et la technique avancent en parallèle. Commence par établir les invités et les inscriptions, puis verrouille les finalistes, les présentateurs et le contenu de la remise des prix. Les trophées, les enveloppes des gagnants et les badges doivent être vérifiés avant l’accueil. Prévois enfin une répétition technique complète avec les présentations, les vidéos, les microphones, l’écran et le projecteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Sélectionner les invités
2 personnes
Réaliser les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les finalistes
2 personnes
Confirmer les présentateurs
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Informer les nommés
2 personnes
Préparer les enveloppes des gagnants
2 personnes
Commander les trophées
Vérifier les trophées
2 personnes
Rassembler les présentations
Rassembler les inserts vidéo
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les badges nominatifs
Confirmer le catering
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène
4 personnes
Installer le fond
3 personnes
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les vidéos et les diapositives
2 personnes
Exposer les trophées
2 personnes
Préparer les enveloppes des gagnants
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des présentateurs
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les invités
4 personnes
Garderobe
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le spectacle d'ouverture
3 personnes
Annoncer les blocs de prix
2 personnes
Accompagner les nommés
2 personnes
Remettre les trophées
2 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Lire les inserts vidéo
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer les spectacles de divertissement
3 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Remettre les principaux prix
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
Servir la boisson d’adieu
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer les messages de remerciement
Publier les photos des gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables rondes de dînerqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Appareils photo numériquesqté 2
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Tapis rouge
Arches de ballonsqté 2
Décorations de tableqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Cartes de menuqté 120
Brochures du programmeqté 130
Enveloppes des gagnantsqté 15
Trophéesqté 15
Stylosqté 30
Bulletins de voteqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Pour une cérémonie avec repas, fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement.
Commande les trophées dès que les finalistes sont confirmés, puis vérifie chaque nom, catégorie et ordre de remise au plus tard la veille. Prépare aussi les enveloppes des gagnants séparément pour éviter une erreur sur scène.
Teste les présentations et les inserts vidéo sur l’ordinateur portable et le projecteur au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie chaque câble HDMI, rallonge, multiprise, microphone sans fil et haut-parleur.
Imprime le déroulé en plusieurs exemplaires et distribue-le aux présentateurs, à la régie et à l’accueil. Prévois également un badge nominatif pour chaque invité confirmé, avec une petite réserve vierge pour les inscriptions de dernière minute.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare les en-cas avant l’ouverture des portes. Compte les assiettes, verres, tasses et couverts selon le nombre d’inscrits, avec environ 10 % de réserve pour les remplacements.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise de prix du spectacle ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fixe la date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les badges.
Quand commander les trophées pour une remise de prix ?: Commande les trophées dès que les finalistes et les catégories sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la remise. Vérifie chaque trophée au plus tard la veille, notamment l’orthographe des noms.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réserve au moins 2 heures avant l’accueil des invités pour tester les présentations, les vidéos, le projecteur, l’écran, les microphones et le son. Fais aussi un court essai avec chaque présentateur avant l’ouverture.
Combien de badges et de menus faut-il imprimer ?: Imprime un badge et un exemplaire du déroulé pour chaque personne concernée, puis ajoute environ 10 % d’exemplaires de réserve. Pour 100 invités, prévois donc 110 badges ou supports imprimés lorsque c’est pertinent.

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