Zo organiseer je een energiecentrale open dag

Begin niet met de uitnodiging, maar met de bezoekerscapaciteit, het programma en de rondleidingsroute. In een energiecentrale bepalen veiligheid, techniek en doorstroming hoeveel mensen tegelijk welkom zijn. Werk daarna de toegangsregels, veiligheidsinstructies en bezoekersinformatie uit, en plan pas vervolgens catering en vrijwilligers. Test presentaties en technische demonstraties vooraf en inspecteer de locatie opnieuw voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
3
Rondleidingsroute uitwerken
3 personen
4
Veiligheidsrisico's inventariseren
3 personen
5
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
6
Toegangsregels publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Catering en boodschappen reserveren
13
Toiletvoorzieningen controleren
14
Rondleiders instrueren
3 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Parkeerroute voorbereiden
2 personen
17
Technische demonstraties testen
3 personen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bezoekerslijsten afdrukken
21
Routeborden afdrukken
2 personen
22
Boodschappen ontvangen
2 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie vooraf inspecteren
3 personen
26
Tent en tafels opbouwen
4 personen
27
Stoelen en wachtrijen plaatsen
3 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
30
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
31
Techniek en schermen plaatsen
3 personen
32
Verlichting en kabels controleren
2 personen
33
Route- en veiligheidsborden plaatsen
3 personen
34
Afzettingen en poorten plaatsen
3 personen
35
PPE-uitgiftepunt inrichten
2 personen
36
Rondleidingsruimtes nalopen
3 personen
37
Presentatoren ontvangen
2 personen
38
Briefing met alle medewerkers
4 personen

Event

39
Bezoekersregistratie starten
3 personen
40
Bezoekers welkom heten
2 personen
41
Programma toelichten
42
Eerste rondleiding begeleiden
3 personen
43
Technische demonstratie verzorgen
2 personen
44
Vragen bij infopunt beantwoorden
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
49
Tweede rondleiding begeleiden
3 personen
50
Derde rondleiding begeleiden
3 personen
51
Avondpresentatie verzorgen
2 personen
52
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Afvalbakken tussentijds legen
2 personen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

56
Uitgiftepunten sluiten
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
3 personen
58
Bezoekersregistratie veilig opbergen
59
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Borden en afzettingen verwijderen
3 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Registratiegegevens verwerken
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 40
Veiligheidsbrillenaantal 40
Gehoorbeschermingaantal 40
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verbanddozenaantal 3
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Bezoekersbadgesaantal 400
Informatiefoldersaantal 400
Plattegrondenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Routebordenaantal 20
Infopanelenaantal 12
Bezoekerslijstenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Buitenlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondleidingen in tijdsloten en stem het aantal deelnemers af op de capaciteit van de route. Zo voorkom je opstoppingen bij technische installaties en houd je groepen overzichtelijk.
Maak veiligheidsinstructies zichtbaar vóór bezoekers aan de route beginnen. Leg vooraf vast wanneer veiligheidshelmen, brillen of gehoorbescherming nodig zijn en wie daarop controleert.
Test laptops, beeldschermen, projector, microfoons en demonstraties uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten, zodat een presentatie niet stilvalt door stroom of geluid.
De ontvangst vraagt meer voorbereiding dan alleen een bezoekerslijst. Leg naamkaartjes, badges, clipboards en pennen klaar en wijs vrijwilligers aan voor registratie, routebegeleiding en vragen.
Regel de parkeerroute en wachtrij voordat de uitnodigingen uitgaan. Geef bezoekers de praktische informatie op tijd door en controleer op de locatie waar afzetpalen, hekken en routeborden moeten staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bezoekers kan ik tegelijk toelaten bij een open dag in een energiecentrale?: Bepaal eerst de capaciteit van de rondleidingsroute en de veilig beschikbare ruimte. Plan daarna groepen die daarbij passen en laat bezoekers in tijdsloten komen, zodat je niet meer mensen tegelijk ontvangt dan de route en begeleiding aankunnen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een energiecentrale open dag versturen?: Stuur de uitnodiging zodra datum, programma, capaciteit en toegangsregels vaststaan. Vraag aanmeldingen uiterlijk één tot twee weken vooraf op, zodat je dieetwensen, bezoekerslijsten en groepsindeling nog kunt verwerken.
Hoeveel rondleiders en vrijwilligers heb ik nodig?: Wijs per rondleiding minimaal één verantwoordelijke rondleider aan en plan daarnaast mensen voor ontvangst, veiligheid en routebegeleiding. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en geef iedereen vóór opening een korte instructie over portofoons en noodprocedures.
Wanneer moet ik de technische demonstraties en presentaties testen?: Test alle demonstraties en presentaties uiterlijk één dag voor de open dag op de echte locatie. Controleer daarna ook het geluid, de stroomvoorziening, de beeldschermen en de reserveoplossing voor apparatuur die kan uitvallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.