Organiser une journée portes ouvertes de centrale électrique
Une journée portes ouvertes dans une centrale électrique se prépare d’abord comme un parcours de visite sécurisé, puis comme un accueil de public. Commencez par fixer les horaires, la capacité et le circuit, avant de traiter les inscriptions et les règles d’accès. Les démonstrations, le stationnement, le catering et les équipements techniques doivent être testés plusieurs jours avant. Le jour venu, chaque visiteur doit savoir où se présenter, quel équipement porter et qui suivre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
- 3
Élaborer le parcours de visite
3 personnes
- 4
Recenser les risques de sécurité
3 personnes
- 5
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
- 6
Publier les règles d’accès
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer les informations aux visiteurs
- 11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 12
Réserver le catering et les courses
- 13
Vérifier les installations sanitaires
- 14
Briefer les guides
3 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Préparer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
- 17
Tester les démonstrations techniques
3 personnes
- 18
Vérifier les présentations
2 personnes
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Imprimer les listes de visiteurs
- 21
Imprimer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 22
Réceptionner les courses
2 personnes
- 23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Inspecter le lieu à l’avance
3 personnes
- 26
Monter la tente et les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises et les files d’attente
3 personnes
- 28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 29
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 30
Installer le point café et thé
2 personnes
- 31
Installer la technique et les écrans
3 personnes
- 32
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
- 33
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
3 personnes
- 34
Installer les barrières et les portails
3 personnes
- 35
Installer le point de distribution des EPI
2 personnes
- 36
Vérifier les salles de visite guidée
3 personnes
- 37
Accueillir les présentateurs
2 personnes
- 38
Briefing avec tout le personnel
4 personnes
Événement
- 39
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
3 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 41
Présenter le programme
- 42
Guider la première visite
3 personnes
- 43
Assurer la démonstration technique
2 personnes
- 44
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 49
Accompagner la deuxième visite guidée
3 personnes
- 50
Animer la troisième visite guidée
3 personnes
- 51
Assurer la présentation du soir
2 personnes
- 52
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
- 53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 54
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
- 55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 56
Fermer les points de distribution
3 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 58
Ranger en lieu sûr l’enregistrement des visiteurs
- 59
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
- 60
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 63
Démonter le mobilier
4 personnes
- 64
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Ranger le stock restant
2 personnes
- 68
Traiter les données d’inscription
- 69
Enregistrer les objets trouvés
- 70
Rassembler les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 6
- Nappesqté 12
- Poteaux de balisageqté 12
- Barrières de file d’attenteqté 10
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Écransqté 3
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
- Batteries externesqté 4
Sécurité
- Casques de sécuritéqté 40
- Lunettes de sécuritéqté 40
- Protection auditiveqté 40
- Gilets de sécuritéqté 20
- Ruban de balisageqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Lampes de pocheqté 6
- Extincteursqté 4
Communication
- Talkies-walkiesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 30
- Badges visiteursqté 400
- Brochures d’informationqté 400
- Plansqté 250
- Flyers du programmeqté 300
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux d’informationqté 12
- Listes des visiteursqté 8
Vaisselle
- Gobelets à café réutilisablesqté 150
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 180
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 8
- Louchesqté 8
- Thermosqté 6
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 10
- Décoration de tableqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineuses extérieuresqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Sets de balaiqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez des créneaux de visite plutôt qu’une arrivée libre : vous pourrez ainsi limiter chaque groupe à la capacité prévue et éviter une file d’attente difficile à gérer.
- Faites une inspection complète au moins 7 jours avant l’ouverture. Vérifiez les zones à risque, les sanitaires, les issues, le balisage et les endroits où les câbles pourraient gêner le passage.
- Briefiez les guides et les bénévoles 1 à 2 heures avant l’arrivée du public. Donnez à chacun son poste, le nombre de visiteurs attendu, les consignes d’évacuation et un moyen de communication.
- Testez les présentations et les démonstrations techniques la veille, avec les écrans, le projecteur, les microphones et les rallonges réellement utilisés. Prévoyez des batteries externes et une solution de remplacement pour les explications essentielles.
- Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées et des besoins alimentaires recueillis au plus tard 5 jours avant. Refroidissez les boissons le jour précédent et gardez une réserve séparée pour les guides et les bénévoles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans une centrale électrique ?
- Prévoyez au moins 6 semaines pour organiser l’événement, surtout si l’accès du public et le parcours doivent être validés. Gardez les 7 derniers jours pour l’inspection du site, les tests techniques, les impressions et le briefing des équipes.
- Comment gérer les inscriptions pour une visite de centrale électrique ?
- Ouvrez les inscriptions par créneau et indiquez dès le départ la capacité maximale, les règles d’accès et les équipements requis. Fermez les listes 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les visiteurs attendus et d’ajuster le catering.
- Quel équipement de sécurité prévoir pour les visiteurs ?
- Prévoyez pour chaque personne l’équipement imposé par le parcours, notamment casque, lunettes, protection auditive ou gilet si nécessaire. Ajoutez au minimum une trousse de premiers secours par zone d’accueil et vérifiez les extincteurs avant l’ouverture.
- Quand préparer le parcours de visite et les panneaux d’orientation ?
- Élaborez le parcours au moins 3 semaines avant la journée portes ouvertes, puis faites-le valider après l’inspection des risques. Imprimez les panneaux et testez le cheminement avec une personne extérieure au plus tard la veille.
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