Checklist voor een energiecentrale open dag

Een energiecentrale open dag vraagt om meer dan een programma en een paar rondleiders. Je moet bezoekers veilig door technische ruimtes leiden, demonstraties vooraf testen en de bezoekersstroom per tijdslot beheersen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten, van capaciteit en route tot catering, bewegwijzering en de laatste locatie-inspectie. Let vooral op voorzieningen die je pas mist zodra bezoekers binnenkomen: gehoorbescherming, duidelijke toegangsregels, opgeladen communicatie en een werkende presentatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Rondleidingsroute uitwerken
3 personen
Veiligheidsrisico's inventariseren
3 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Toegangsregels publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Catering en boodschappen reserveren
Toiletvoorzieningen controleren
Rondleiders instrueren
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerroute voorbereiden
2 personen
Technische demonstraties testen
3 personen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten afdrukken
Routeborden afdrukken
2 personen
Boodschappen ontvangen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie vooraf inspecteren
3 personen
Tent en tafels opbouwen
4 personen
Stoelen en wachtrijen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt installeren
2 personen
Techniek en schermen plaatsen
3 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
3 personen
Afzettingen en poorten plaatsen
3 personen
PPE-uitgiftepunt inrichten
2 personen
Rondleidingsruimtes nalopen
3 personen
Presentatoren ontvangen
2 personen
Briefing met alle medewerkers
4 personen

Event

Bezoekersregistratie starten
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Eerste rondleiding begeleiden
3 personen
Technische demonstratie verzorgen
2 personen
Vragen bij infopunt beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Tweede rondleiding begeleiden
3 personen
Derde rondleiding begeleiden
3 personen
Avondpresentatie verzorgen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken tussentijds legen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Uitgiftepunten sluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Bezoekersregistratie veilig opbergen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Borden en afzettingen verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Registratiegegevens verwerken
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Veiligheidshelmenaantal 40
Veiligheidsbrillenaantal 40
Gehoorbeschermingaantal 40
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verbanddozenaantal 3
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Bezoekersbadgesaantal 400
Informatiefoldersaantal 400
Plattegrondenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Routebordenaantal 20
Infopanelenaantal 12
Bezoekerslijstenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Buitenlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de bezoekerscapaciteit voordat je uitnodigingen verstuurt. Koppel aanmeldingen aan tijdsloten, zodat rondleidingen, wachtrijhekken en het aantal rondleiders op elkaar aansluiten.
Loop de volledige rondleidingsroute op een druk moment na. Controleer per ruimte de afzetpalen, afzetlinten, kabelgoten, verlichting en de plek waar bezoekers hun veiligheidshelm, bril of gehoorbescherming krijgen.
Test technische demonstraties en presentaties uiterlijk één week vooraf met de apparatuur die op de dag zelf wordt gebruikt. Controleer laptops, beeldschermen, projector, microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Stuur bezoekersinformatie enkele dagen voor de open dag opnieuw. Zet daarin de parkeerroute, starttijd, toegangsregels, route naar de ontvangst en eventuele eisen voor veiligheidskleding; zo voorkom je vragen bij de ingang.
Plan de laatste inspectie op de ochtend vóór de open dag en gebruik die voorradencontrole. Zet houdbare boodschappen klaar, koel dranken, controleer toiletvoorzieningen en leg bezoekerslijsten, badges, naamkaartjes, clipboards en pennen per ontvangstpunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een energiecentrale open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, bezoekerscapaciteit en veiligheidsrisico’s. Verstuur uitnodigingen zodra de tijdsloten, toegangsregels en rondleidingsroute vaststaan; plan de technische test uiterlijk één week voor de open dag.
Hoeveel bezoekers kan ik per rondleiding toelaten?: Bepaal het aantal per groep op basis van de veilig beschikbare route, het zicht op de rondleider en de capaciteit van de ruimte. Plan daarna tijdsloten met 10 tot 15 minuten tussen groepen voor vertrek, terugkomst en het opvangen van vertraging.
Wanneer moet ik de veiligheidsinstructies voor een energiecentrale open dag versturen?: Publiceer de toegangsregels zodra bezoekers zich kunnen aanmelden en stuur de volledige bezoekersinformatie 3 tot 5 dagen vooraf. Herhaal de belangrijkste instructies bij ontvangst en laat rondleiders ze vóór iedere groep kort toelichten.
Hoeveel rondleiders en vrijwilligers heb ik nodig?: Wijs minimaal één vaste rondleider per groep aan en plan daarnaast vrijwilligers voor ontvangst, parkeerroute, wachtrij en technische ondersteuning. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en houd op de dag zelf minstens één reservepersoon beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.