Organiser une journée portes ouvertes de centrale électrique

Une journée portes ouvertes dans une centrale électrique demande une préparation plus rigoureuse qu’un accueil classique : le public circule dans un site technique, avec des zones et des risques clairement définis. Cette checklist de 70 tâches et 69 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et de la capacité d’accueil jusqu’au rangement final. Elle couvre aussi les inscriptions, le catering, les supports de visite, les équipements de sécurité et la coordination des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Élaborer le parcours de visite
3 personnes
Recenser les risques de sécurité
3 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Publier les règles d’accès
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le catering et les courses
Vérifier les installations sanitaires
Briefer les guides
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Tester les démonstrations techniques
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Imprimer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Réceptionner les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu à l’avance
3 personnes
Monter la tente et les tables
4 personnes
Installer les chaises et les files d’attente
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la technique et les écrans
3 personnes
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
3 personnes
Installer les barrières et les portails
3 personnes
Installer le point de distribution des EPI
2 personnes
Vérifier les salles de visite guidée
3 personnes
Accueillir les présentateurs
2 personnes
Briefing avec tout le personnel
4 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Guider la première visite
3 personnes
Assurer la démonstration technique
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Accompagner la deuxième visite guidée
3 personnes
Animer la troisième visite guidée
3 personnes
Assurer la présentation du soir
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Fermer les points de distribution
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger en lieu sûr l’enregistrement des visiteurs
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les données d’inscription
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Barrières de file d’attenteqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4

Sécurité

Casques de sécuritéqté 40
Lunettes de sécuritéqté 40
Protection auditiveqté 40
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Badges visiteursqté 400
Brochures d’informationqté 400
Plansqté 250
Flyers du programmeqté 300
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Listes des visiteursqté 8

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineuses extérieuresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la capacité d’accueil et le parcours de visite avant d’envoyer les invitations. Le nombre de visiteurs par créneau détermine directement le nombre de guides, de casques et de badges à préparer.
Faites une inspection du site suffisamment tôt pour repérer les zones à fermer, les passages étroits, les prises disponibles et les sanitaires à vérifier. Testez ensuite chaque démonstration technique dans les conditions prévues pour le public.
Envoyez les règles d’accès et les consignes de sécurité avec les informations pratiques aux visiteurs inscrits, puis prévoyez un rappel quelques jours avant l’ouverture. Indiquez clairement les zones autorisées, l’itinéraire de stationnement et les équipements obligatoires.
Ne laissez pas le catering au dernier moment : recensez les besoins alimentaires avant de calculer les quantités et de réserver les courses. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour réceptionner les produits, installer les stocks non périssables et refroidir les boissons.
Le jour J, remettez aux guides et bénévoles un briefing court avec leur zone, leur horaire et un moyen de communication. Imprimez les listes de visiteurs, les badges nominatifs et les panneaux d’itinéraire avant l’arrivée du premier groupe, plutôt que pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Comment organiser les visites d’une centrale électrique ?: Définissez d’abord un parcours unique ou plusieurs parcours clairement séparés, puis fixez une capacité par créneau. Préparez les consignes de sécurité, briefez les guides et testez le circuit avant l’ouverture au public.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations dès que la date, le programme, la capacité et les règles d’accès sont arrêtés. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les demandes alimentaires et d’imprimer une liste fiable des visiteurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour la préparation ?: Prévoyez plusieurs semaines pour régler le parcours, les risques, les inscriptions, le catering et les équipements. Réservez la dernière semaine aux tests des démonstrations, au briefing des guides, à l’impression des supports et à l’inspection finale du site.
Quels équipements de sécurité prévoir pour les visiteurs ?: Préparez les équipements imposés par le parcours, notamment les casques, lunettes, protections auditives ou gilets de sécurité. Ajoutez au minimum des trousses de premiers secours, des extincteurs, du ruban de balisage et des lampes de poche selon les zones visitées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.