Checklist para organizar una feria del ahorro energético
Una feria del ahorro energético reúne expositores, ponentes y visitantes alrededor de demostraciones prácticas. Para que el día funcione, hay que cerrar pronto la ubicación, las inscripciones, el plano de puestos y el programa. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: portátiles, pantallas, medidores de consumo, micrófonos, altavoces, regletas y cables deben probarse antes de abrir. Esta checklist reúne el trabajo completo, desde las primeras confirmaciones hasta la recepción de entregas y el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Invitar a los expositores participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar lista de expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Definir el programa final
2 personas
Enviar información de los ponentes
Comprobar las reservas
Pedir la compra
2 personas
Imprimir material promocional
2 personas
Comprobar los datos de los expositores
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la señalización
2 personas
Probar la técnica y los cables
2 personas
Confirmar la entrega del catering
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Distribuir los materiales del stand
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar presentaciones
2 personas
Dejar listo el programa y el material informativo
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la inspección final del montaje
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Capturar los momentos fotográficos
Responder las últimas preguntas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 16
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 12
- Mantelescant. 16
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 16
- Cables alargadorescant. 16
- Cargadores USBcant. 8
- Medidores de consumo energéticocant. 6
- Termómetro infrarrojocant. 2
- Paneles de demostracióncant. 6
- Soportes para portátilescant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 2
Registro
- Mesas de registrocant. 2
- Portatarjetas de nombrecant. 120
- Portabadgescant. 120
- Bolígrafos para la recepcióncant. 12
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 180
- Pulseras para visitantescant. 180
Presentación
- Pizarras de hojascant. 3
- Papel para rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de notascant. 120
- Bolígrafoscant. 120
- Tarjetas de preguntascant. 200
- Tableros de corchocant. 6
- Soportes de presentacióncant. 12
Decoración
- Banner de entrada
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Carteles de standcant. 16
- Pegatinas con nombrecant. 180
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Puentes de cablecant. 12
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Iluminación de emergenciacant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 12
- bandejascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Otros
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 8
- Cintas métricascant. 2
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y la participación de los expositores antes de publicar el formulario de inscripción. Así puedes indicar desde el principio horarios, aparcamiento y necesidades de los puestos.
- Define el plano de puestos cuando ya tengas la lista de expositores. Reserva espacio para mesas de feria, paredes de stand, mesas altas y una zona de registro sin bloquear los recorridos de visitantes.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el catering al menos 48 horas antes. Comprueba también la hora exacta de entrega para que no coincida con la recepción de equipos y materiales.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: conecta proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoces, regletas y cables alargadores. Comprueba además que los medidores de consumo y los portátiles estén cargados y listos para las demostraciones.
- Prepara el registro antes de abrir la ubicación: tarjetas de nombre, formularios, bolígrafos, portabadges y pulseras deben estar juntos en la mesa de recepción. Imprime la señalización y el material promocional con tiempo para corregir datos de expositores o ponentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del ahorro energético?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar ubicación, expositores, inscripciones y promoción. Reserva las dos últimas semanas para cerrar el programa, revisar datos y confirmar compras, catering y entregas.
- ¿Cuándo se debe cerrar el plano de los puestos?
- Ciérralo cuando tengas la lista definitiva de expositores y, como mínimo, 7 días antes del evento. Envía entonces la información de aparcamiento y las indicaciones de montaje para evitar cambios el mismo día.
- ¿Qué hay que probar antes de abrir la feria?
- Prueba el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, las regletas y los cables alargadores al menos 24 horas antes. Comprueba también los portátiles, cargadores USB, pulsadores de presentación y medidores de consumo energético.
- ¿Cuándo hay que preparar la mesa de registro?
- Deja preparada la mesa de registro como mínimo 60 minutos antes de la llegada de los visitantes. Coloca formularios, bolígrafos, tarjetas de nombre, portabadges, portapapeles y pulseras en el orden en que se utilizarán.
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