Checklist pour organiser un salon des économies d’énergie

Un salon des économies d’énergie demande une coordination précise entre exposants, intervenants, visiteurs et fournisseurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez notamment le plan des stands, les badges, la signalétique et les tests techniques. Les branchements électriques, les besoins alimentaires et les informations de stationnement sont souvent réglés trop tard : intégrez-les dès les premières semaines.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les informations sur les intervenants
Vérifier les réservations
Commander les courses
2 personnes
Imprimer le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les informations des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Tester la technique et les câbles
2 personnes
Confirmer la livraison du catering
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Répartir le matériel du stand
3 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le programme et le matériel d’information
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Immortaliser les moments photo
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 16
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 12
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 16
Chargeurs USBqté 8
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Thermomètre infrarougeqté 2
Panneaux de démonstrationqté 6
Supports pour ordinateur portableqté 4
Cliques de présentationqté 2

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Porte-nomsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylos de comptoirqté 12
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 180
Bracelets visiteursqté 180

Présentation

Chevaletsqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 120
Cartes de questionsqté 200
Panneaux d’affichageqté 6
Présentoirsqté 12

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux de standqté 16
Étiquettes nominativesqté 180
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Passages de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 12
plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis demandez rapidement à chaque exposant ses besoins en table, écran, prises et espace de démonstration. Cela évite de refaire le plan des stands à la dernière minute.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Testez le projecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et les câbles la veille, puis prévoyez plusieurs multiprises et rallonges pour les ordinateurs, écrans et compteurs de consommation.
Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 3 jours avant l’événement : horaires, parking, programme, emplacement du stand et coordonnées d’un responsable sur place.
Le matin même, ouvrez le lieu assez tôt pour recevoir les livraisons, effectuer le contrôle de sécurité et installer les tables. Gardez une personne à l’accueil pour les inscriptions et une autre disponible pour les exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des économies d’énergie ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, publier les inscriptions, organiser la promotion et finaliser le plan des stands.
Quand faut-il envoyer les invitations au salon ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Le rappel doit contenir le programme, l’adresse, les informations de parking et les horaires d’accueil.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Finalisez les badges, porte-noms et panneaux de signalétique 2 à 3 jours avant le salon, après avoir vérifié la liste des exposants et des intervenants. Imprimez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Que faut-il tester avant l’ouverture du salon ?: Testez tout le matériel technique la veille : projecteur, écran, micro, haut-parleurs, ordinateurs, multiprises et rallonges. Le jour même, refaites un contrôle rapide avant l’arrivée du public et vérifiez que chaque stand dispose de ses branchements.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.