Checklist voor een energiebesparingsavond organiseren

Een energiebesparingsavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar presentaties en koffie. Je regelt vooraf aanmeldingen, dieetwensen en sprekersinformatie, terwijl techniek en energiekostenmeters op de avond zelf getest moeten zijn. Plan de inrichting ruim vóór de ontvangst: tafels, stoelen, informatietafels en de presentatieruimte staan dan klaar. Met deze checklist houd je de 51 taken en 34 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma afdrukken
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkbladen afdrukken
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentatie energiebesparing geven
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Informatiestands bemannen
5 personen
Energiebesparingsquiz begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Workshop energiemeters begeleiden
3 personen
Persoonlijke adviezen geven
4 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bedankje en afsluiting verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Informatiebalie
Kledingrek

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Energiekostenmetersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Herbruikbare vlaggenlijnaantal 3
Informatiebordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakken voor afvalscheidingaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer ze opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo voorkom je dat catering en hapjes niet aansluiten op de deelnemers.
Controleer presentaties, laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers niet pas bij de start. Plan één volledige techniektest vóórdat bezoekers worden ontvangen en leg verlengkabels klaar.
Richt de ontvangstbalie in met naamkaartjes en een duidelijk programma. Zet daarnaast informatieborden en energiekostenmeters op vaste plekken, zodat bezoekers meteen weten waar ze moeten zijn en wat ze kunnen bekijken.
Koel dranken op tijd en zet koffie, thee, kopjes en thermoskannen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Gebruik herbruikbare glazen en servies en controleer of er genoeg tafels en statafels zijn voor de geplande opstelling.
Loop de locatie vóór opening in één ronde na: ruimtes, stoelen, tafels, verlichting, informatietafels en presentatieruimte. Test ledlampen en ledlichtsnoeren en controleer of alle materialen voor werkbladen en presentaties aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een energiebesparingsavond?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen, reserveringen en de catering te verwerken.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen?: Plan de volledige techniektest uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle bij het openen van de locatie. Test laptop, beamer, scherm, microfoons, luidsprekers en verlengkabels samen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een energiebesparingsavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, ontvangstbalie, informatietafels, catering en presentatieruimte. Plan extra tijd als je meerdere ruimtes of presentaties gebruikt.
Wanneer bereid ik koffie, thee en hapjes voor?: Koel dranken en bereid hapjes op de dag zelf zo laat mogelijk, zodat ze vers blijven. Zet koffie en thee ongeveer 30 minuten voor de ontvangst klaar en controleer daarna nog één keer het servies en de voorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.