Checklist para organizar una Noche de ahorro energético
Una Noche de ahorro energético combina ponencias, demostraciones y conversaciones con visitantes, por lo que la preparación debe avanzar en un orden claro. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y después cierra reservas, programa y presentaciones. En los últimos días tendrás que preparar el catering, imprimir materiales y comprobar la técnica. El día del evento, reserva tiempo para montar las mesas, probar los medidores de consumo y abrir la recepción antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Imprimir el programa
Recopilar información de los ponentes
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar mesas de información
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Encargarse de la inauguración
Dar la presentación sobre ahorro de energía
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Atender los puestos de información
5 personas
Coordinar el cuestionario de ahorro de energía
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Guiar el taller de medidores de energía
3 personas
Dar consejos personalizados
4 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Organizar el agradecimiento y el cierre
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas altascant. 4
- Punto de información
- Perchero
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Medidores de consumo energéticocant. 6
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Decoración
- Guirnalda de banderas reutilizablecant. 3
- Paneles informativoscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 3
Limpieza
- Contenedores para separación de residuoscant. 4
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Palangana para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes ajustar las compras, preparar el catering y evitar que falten opciones para algún participante.
- Recopila la información de los ponentes y revisa sus presentaciones antes del evento. Guarda todos los archivos en un portátil y prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y los altavoces al menos una vez en el lugar.
- Prepara las tarjetas de nombre, las hojas de trabajo y el programa antes del día del evento. Imprime algunas copias extra y coloca el material en el mostrador de recepción para no tener que buscarlo durante la llegada.
- Monta las mesas, sillas, mesas altas y el punto de información antes de abrir la ubicación. Deja también listo el perchero y comprueba que los paneles informativos se leen desde la zona de entrada.
- Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos con tiempo suficiente para el primer descanso. Cuenta con vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos y bandejas, y coloca las lámparas o guirnaldas LED sin bloquear cables ni salidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de ahorro energético?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar el espacio. Deja la compra, los materiales y el montaje final para los últimos 2 o 3 días.
- ¿Cuándo hay que revisar las presentaciones de los ponentes?
- Pide la información y los archivos al menos 7 días antes. Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes, incluidos el proyector, los micrófonos, los altavoces y los medidores de consumo energético.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Prepara las tarjetas de nombre, las hojas de trabajo, el programa, los paneles informativos y la decoración. También puedes dejar listas las mesas de información, enfriar las bebidas y reunir todos los cables y materiales en un mismo punto.
- ¿Cuánto tiempo antes deben abrirse las puertas?
- Abre la ubicación entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los visitantes. Ese margen permite comprobar los espacios, colocar las sillas, probar la técnica, preparar la recepción y resolver cualquier problema de última hora.
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