Checklist pour organiser une soirée sur les économies d’énergie

Une soirée sur les économies d’énergie demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, coordonner les intervenants et tester la projection avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations à l’accueil. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : badges, feuilles de travail, boissons refroidies, café, rallonges et compteurs de consommation d’énergie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Imprimer le programme
Rassembler les informations sur les intervenants
Vérifier les présentations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l’ouverture
Faire une présentation sur les économies d'énergie
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Tenir les stands d'information
5 personnes
Animer le quiz sur les économies d’énergie
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer l’atelier des compteurs d’énergie
3 personnes
Donner des conseils personnalisés
4 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Préparer les remerciements et la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Bureau d’information
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Rallongesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Guirlande de fanions réutilisableqté 3
Panneaux d'informationqté 6
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes LEDqté 3

Nettoyage

Poubelles de triqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au plus tard 7 jours avant la soirée. Notez séparément les besoins alimentaires et le nombre de participants afin d’ajuster les en-cas, les assiettes, les couverts et les verres réutilisables.
Rassemblez les informations sur les intervenants et vérifiez leurs présentations 3 jours avant. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones sans fil et les haut-parleurs avec les mêmes branchements que le jour J.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet de vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, aménager la présentation et placer les tables d’information sans précipitation.
Préparez l’accueil avant de vous occuper de la décoration. Disposez le bureau d’information, les badges nominatifs et le programme imprimé à un endroit visible, puis prévoyez un portant à vêtements si les participants gardent leurs manteaux.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas au moins 1 heure avant le début. Gardez le café et le thé dans des thermos, vérifiez les machines à café et les bouilloires, et utilisez des plateaux de service pour limiter les allers-retours pendant les échanges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée sur les économies d’énergie ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de confirmer les réservations, le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures avant l’accueil du public. Prévoyez davantage si vous devez installer la projection, les microphones, les tables d’information, la décoration et plusieurs compteurs de consommation d’énergie.
Quand tester le matériel de présentation ?: Vérifiez les présentations et testez toute la technique 1 à 3 jours avant, puis refaites un contrôle rapide à l’ouverture du lieu. Vérifiez notamment les rallonges, le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le son.
Que préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez le bureau d’information, les badges nominatifs et les programmes imprimés au moins 30 minutes avant l’arrivée. Ajoutez les feuilles de travail et indiquez clairement l’espace de présentation pour éviter les files dès les premières minutes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.