Elopement organiseren: checklist van voorbereiding tot trouwdag

Een elopement lijkt klein, maar vraagt nog steeds om een strakke planning. Leg eerst de ceremonielocatie, dinerlocatie, trouwambtenaar, getuigen en fotograaf vast. Controleer daarna de trouwdocumenten en verzamel aanmeldingen en dieetwensen, zodat vervoer, diner en zitplaatsen kloppen. In de laatste week draait alles om bevestigen, klaarleggen en een alternatief bij slecht weer. Gebruik de checklist om niets te vergeten en werk op de trouwdag volgens het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ceremonielocatie reserveren
Dinerlocatie reserveren
Trouwambtenaar vastleggen
Getuigen vastleggen
Fotograaf vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer voor gasten regelen
Trouwdocumenten controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Gastenlijst afdrukken
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Trouwkleding klaarleggen
2 personen
Trouwringen klaarleggen
Decoratie sorteren
2 personen
Dranken koelen
Locatie controleren
2 personen
Meubilair plaatsen
3 personen
Ceremonieplek inrichten
2 personen
Tafels dekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bloemen plaatsen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Fotospot inrichten
2 personen
Geluid en muziek testen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Ceremonie begeleiden
2 personen
Trouwringen aangeven
Groepsfoto maken
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Trouwfoto's begeleiden
Dinerbuffet opstellen
2 personen
Diner serveren
3 personen
Servies tussendoor afruimen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Toost begeleiden
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 10
Ceremonietafel
Tafellinnenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 10
Dessertbordenaantal 10
Besteksetsaantal 10
Wijnglazenaantal 10
Waterglazenaantal 10
Champagneglazenaantal 10
Koffiekopjesaantal 10
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Taartmes
Opscheplepelsaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Paraplu'saantal 6
Telefoonladersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Ceremonieboog
Tafeldecoratieaantal 3
Menukaartenaantal 10
Plaatskaartjesaantal 10
Gastenboek
Pennenaantal 3
Ringkussen
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 4
Trouwkledingaantal 2
Trouwschoenenaantal 2
Ringdoosje

Catering

Trouwringen
Trouwboeket
Bloemcorsageaantal 2
Trouwtaart
Boodschappen
Thermoskannenaantal 2
Drankdispensersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Dweil

Tips

Controleer de trouwdocumenten uiterlijk 6 weken voor de ceremonie bij de juiste gemeente of instantie. Leg ook vast welke identiteitsbewijzen en gegevens de getuigen nodig hebben.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal gasten minimaal 7 dagen voor het diner door aan de locatie of cateraar.
Bevestig 3 tot 5 dagen vooraf alle leveringen, het vervoer voor gasten, de ceremonietijd en het alternatieve weerplan. Zo ontdek je vertragingen nog voordat de trouwdag begint.
Maak per onderdeel een aparte krat of tas: trouwringen en kleding, ceremoniebenodigdheden, tafeldecoratie en techniek. Controleer daarbij ook verlengkabels, verlichting, glazen en serveermateriaal.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor locatieopbouw. Zet eerst tafels, stoelen en de ceremonieplek neer; dek daarna de tafels en hang versiering en lichtslingers op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een elopement organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de ceremonielocatie, dinerlocatie, trouwambtenaar, getuigen en fotograaf zo snel mogelijk; controleer de documenten uiterlijk 6 weken voor de ceremonie.
Wat moet ik een week voor een elopement regelen?: Verwerk de laatste aanmeldingen, verzamel dieetwensen en bevestig vervoer, leveringen en het weerplan. Doe de boodschappen en controleer uiterlijk 3 dagen vooraf de weersverwachting.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een elopementlocatie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ceremonietafel, tafeldekking, decoratie en verlichting. Voeg extra tijd toe als meubilair of leveringen van buiten de locatie komen.
Wanneer moet ik de trouwringen en kleding klaarleggen?: Leg trouwringen en kleding de avond ervoor op een vaste, gecontroleerde plek klaar. Controleer dezelfde avond ook het draaiboek, de gastenlijst, documenten en alle spullen voor de ceremonie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.