Checklist elektronisch muziekfestival organiseren

Een elektronisch muziekfestival vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en vergunningen, daarna programma, techniek, publieksvoorzieningen en ticketverkoop. Geluid, licht en stroom bepalen hoeveel tijd je nodig hebt voor testen en opbouw. Reserveer toiletten, beveiliging en catering vroeg, want die worden vaak te laat vastgelegd. In het plan staan 76 taken en 71 spullen, van artiesteninformatie en polsbandjes tot subwoofers, kabelmatten en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Locatievoorwaarden controleren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
3 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Geluidsset reserveren
2 personen
Lichtset reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
Beveiliging reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Plattegrond afdrukken
Polsbandjes en tickets tellen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Podiumvloer opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Dranghekken plaatsen
4 personen
Bar en uitgifte opstellen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
Lichtapparatuur aansluiten
3 personen
Stroomvoorziening testen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Banners en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Koelingen vullen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Barvoorraad klaarzetten
3 personen
Ticketbalie inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichtshow testen
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Bar openen
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
DJ-wissels begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Lichtshows bedienen
2 personen
Terrein schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
2 personen
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
Laatste nummer aankondigen
Muziek beëindigen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Bar sluiten
5 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
5 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Apparatuur inladen
4 personen
Terrein opleveren
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumvloer
Biertafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Barblokkenaantal 3
Dranghekkenaantal 30
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40

Apparatuur

DJ-tafel
DJ-mixersaantal 2
DJ-mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 3
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Ticketscannersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Moving headsaantal 6
Stroboscopenaantal 2
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 500
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Brandblussersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Postersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Polsbandjesaantal 400
Naamstickersaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatievoorwaarden en vergunningen. Controleer ook de geluidslimieten, eindtijd, stroomaansluiting en regels voor dranghekken en tijdelijke constructies.
Leg het muziekprogramma en de artiesten vast voordat je ticketverkoop opent. Verzamel per artiest uiterlijk 4 weken vooraf technische informatie, aankomsttijd, contactpersoon en eventuele dieetwensen.
Plan voor geluid en licht een aparte test vóór de deuren opengaan. Controleer niet alleen DJ-mixers en mediaspelers, maar ook monitorluidsprekers, DI-boxen, XLR-kabels, stroomhaspels en kabelmatten.
Maak de publieks- en backstage-indeling uiterlijk 2 weken vooraf. Teken bar, toiletten, podiumvloer, DJ-tafel, kleedruimte, nooduitgangen en kabelroutes op de plattegrond en druk die samen met het draaiboek af.
Tel tickets, polsbandjes en voorraad op de dag vóór het festival. Plan de locatieopening zo dat apparatuur, catering, beveiliging, vrijwilligers en artiesten voldoende tijd hebben voor controle en briefing vóór de eerste set.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een elektronisch muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, artiesten, geluids- en lichtsets, toiletten en beveiliging moeten vaak al 8 tot 12 weken voor de festivaldatum worden aangevraagd of gereserveerd.
Wanneer moet ik de vergunning voor een elektronisch muziekfestival aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vastliggen, bij voorkeur 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, want aanvullende informatie over geluid, veiligheid, bezoekersaantal of tijdelijke bouwwerken kan extra tijd kosten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een elektronisch muziekfestival?: Reserveer minimaal 6 uur voor een compacte opbouw met podium, geluid, licht, stroom en publieksinrichting. Plan daarna minstens 2 uur voor soundcheck, lichttest, veiligheidscontrole en een briefing van vrijwilligers en beveiliging.
Wanneer moet ik tickets en polsbandjes tellen?: Tel tickets en polsbandjes uiterlijk de dag vóór het festival en controleer de voorraad nogmaals bij het openen van de locatie. Houd een kleine reserve apart voor crew, artiesten en beschadigde of verkeerd geregistreerde exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.