Checklist pour organiser un festival de musique électronique

Un festival de musique électronique demande une coordination précise entre artistes, technique, public et équipes sur place. Cette checklist de 76 tâches vous guide de la réservation du lieu jusqu’à son ouverture, sans oublier les autorisations, la billetterie, la sécurité et les besoins alimentaires. Elle couvre aussi le matériel nécessaire : sonorisation, éclairage, scène, mobilier et câblage. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier les conditions du lieu
2 personnes
Établir le programme musical
3 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver le kit d'éclairage
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver la sécurité
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Planifier les bénévoles
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Imprimer le plan
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter le plancher de scène
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Installer le bar et le point de distribution
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder le matériel audio
4 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le stock du bar
3 personnes
Aménager la billetterie
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Tester le show lumière
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Ouvrir le bar
5 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Gérer les changements de DJ
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Gérer les jeux de lumière
2 personnes
Maintenir le site propre
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Arrêter la musique
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Fermer le bar
5 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Charger l’équipement
4 personnes
Rendre le site
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Plancher de scène
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Barrières de fouleqté 30
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40

Équipement

Table DJ
Tables de mixage DJqté 2
Lecteurs multimédias DJqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles audioqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Scanners de billetsqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Stroboscopesqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Petits bolsqté 20
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Tentures de scèneqté 4
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 20
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 400
Étiquettes nominativesqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour vérifier les conditions du site, les horaires autorisés et les règles applicables au public et au son.
Confirmez les artistes avant de finaliser le programme musical. Demandez ensuite leurs informations pratiques et leurs besoins techniques afin d’adapter la table DJ, les lecteurs, les retours et les boîtiers DI.
Réservez assez tôt la sonorisation, l’éclairage, les toilettes, la sécurité et le catering. Le matériel spécialisé et les prestataires disponibles en soirée partent souvent avant le mobilier classique.
Préparez un plan imprimé et un déroulé pour chaque équipe. Indiquez l’emplacement de la scène, des barrières, du bar, des toilettes, des tentes, des issues et des points de rassemblement.
La veille, comptez les bracelets et les billets, vérifiez les stocks et testez les câbles, multiprises, enrouleurs et passe-câbles. Le jour J, récupérez l’équipement assez tôt pour ouvrir le lieu sans retarder les contrôles techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique électronique ?: Prévoyez idéalement au moins 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes et des prestataires techniques. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer la programmation, ouvrir la billetterie et réserver le son, l’éclairage, les toilettes et la sécurité.
Quand faut-il réserver le matériel de sonorisation et d’éclairage ?: Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 à 12 semaines avant l’événement. Faites valider la fiche technique des artistes avant de choisir les haut-parleurs, subwoofers, retours, projecteurs et câbles.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival électronique ?: La veille, contrôlez les stocks, comptez les bracelets et les billets, rassemblez les contacts d’urgence et imprimez le plan ainsi que le déroulé. Vérifiez aussi que l’équipement réservé est bien récupérable et que les bénévoles connaissent leur horaire.
Quand ouvrir la billetterie pour un festival de musique électronique ?: Ouvrez la billetterie dès que la date, le lieu et les premiers éléments de programmation sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant le festival. Gardez ensuite un suivi quotidien des inscriptions et recueillez les besoins alimentaires suffisamment tôt pour le catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.