Checkliste für ein elektronisches Musikfestival
Ein elektronisches Musikfestival braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Ort, Genehmigungen und Programm stehen vor der Technik- und Personalplanung. Reserviere Soundanlage, Licht, Toiletten und Sicherheitsdienst nicht erst kurz vor dem Termin. Für den Einlass zählen genaue Ticket- und Armbandbestände, für den Ablauf ein gedruckter Lageplan und ein Drehbuch. Diese Checkliste führt dich von den ersten Festlegungen bis zum Öffnen der Location.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Locationbedingungen prüfen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
3 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Soundanlage reservieren
2 Personen
Lichtset reservieren
2 Personen
Toiletten reservieren
Sicherheit buchen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Freiwillige einplanen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Lageplan drucken
Armbänder und Tickets zählen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Equipment abholen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Bar und Ausgabe aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
4 Personen
Lichttechnik anschließen
3 Personen
Stromversorgung testen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Banner und Beschilderung anbringen
3 Personen
Kühlboxen befüllen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Barvorrat bereitstellen
3 Personen
Ticketkasse einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichtshow testen
3 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Musikprogramm starten
2 Personen
Bar öffnen
5 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
DJ-Wechsel begleiten
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
Lichtshows bedienen
2 Personen
Gelände sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
Letzte Nummer ankündigen
Musik beenden
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
Bar schließen
5 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Ausrüstung verladen
4 Personen
Gelände übergeben
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- Bühnenboden
- BiertischeAnz. 12
- Hohe StehtischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 12
- BarblöckeAnz. 3
- AbsperrgitterAnz. 30
- UmkleideracksAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 40
Ausstattung
- DJ-Tisch
- DJ-MixerAnz. 2
- DJ-MedienplayerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- MonitorspeakerAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 12
- AudiokabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 6
- SteckdosenleistenAnz. 12
- KabelmattenAnz. 20
- TicketscannerAnz. 3
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- Moving headsAnz. 6
- StroboskopeAnz. 2
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 500
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
Küche
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 10
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 30
- BühnentücherAnz. 4
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 20
- PosterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ArmbänderAnz. 400
- NamensaufkleberAnz. 300
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- AbfallgreiferAnz. 4
- BesenAnz. 6
- BodenabzieherAnz. 3
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- ReinigungswagenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 8
- DesinfektionsspenderAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und die Bedingungen der Location mehrere Monate vor dem Festival. Prüfe dabei besonders Strom, Lärmschutz, Aufbauzeiten, Zufahrt und Fluchtwege.
- Bestätige Künstler und Technik schriftlich, bevor du den Ticketverkauf öffnest. Für ein elektronisches Programm müssen DJ-Tisch, Mixer, Medienplayer, Lautsprecher, Subwoofer und Monitorspeaker zusammenpassen.
- Plane Toiletten, Sicherheitsdienst und Catering nach der erwarteten Besucherzahl und bestätige die Buchungen spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt, statt sie am Veranstaltungstag einzeln zu klären.
- Lege spätestens 2 Wochen vor dem Festival einen Lageplan, Notfallkontakte und die Helfer-Einteilung fest. Drucke Lageplan und Drehbuch aus, damit sie auch ohne Internet verfügbar sind.
- Prüfe am Vortag den Bestand an Tickets, Armbändern, Kabeln, Kabelmatten, Steckdosenleisten und Beleuchtung. Öffne die Location erst, wenn Equipment abgeholt, Aufbauzeiten geklärt und die wichtigsten Zuständigkeiten besetzt sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein elektronisches Musikfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher, besonders wenn Genehmigungen, bekannte Künstler und umfangreiche Technik nötig sind. In den letzten 4 bis 6 Wochen sollten vor allem Buchungen, Helfer, Tickets und Ablaufdetails abgeschlossen werden.
- Welche Technik brauche ich für ein elektronisches Musikfestival?
- Plane mindestens DJ-Tisch, DJ-Mixer, Medienplayer, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen sowie passende Audio- und Stromkabel ein. Reserviere Soundanlage und Lichtset früh und kläre vorab, wer Aufbau, Verkabelung und Betreuung übernimmt.
- Wie viele Toiletten braucht ein elektronisches Musikfestival?
- Die benötigte Anzahl hängt von Besucherzahl, Veranstaltungsdauer und örtlichen Vorgaben ab. Buche die Toiletten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfe, ob Reinigung, Beleuchtung, Zugang und eine barrierearme Option abgedeckt sind.
- Was muss am Tag vor dem Festival kontrolliert werden?
- Zähle Tickets und Armbänder, prüfe den gesamten Technik- und Beleuchtungsbestand und lege Lageplan, Drehbuch und Notfallkontakte bereit. Kontrolliere außerdem Kabelmatten, Kabeltrommeln und Steckdosenleisten, bevor die Location am Veranstaltungstag geöffnet wird.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!