Zo organiseer je een elektronisch concert

Begin niet met promotie, maar met de combinatie van datum, locatie en technische haalbaarheid. Bevestig daarna vergunningen, contracten en de technische riders van alle artiesten, zodat je weet welke DJ-apparatuur, PA, monitors en stroomvoorziening nodig zijn. Leg vervolgens beveiliging, catering, EHBO en entree vast voordat je de evenementpagina publiceert. In de laatste week draait alles om bezoekersinformatie, dieetwensen, draaiboek, boodschappen en een gecontroleerde opbouw van podium, geluid en licht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Technische rider verzamelen
5
Techniek reserveren
6
Beveiliging reserveren
7
Catering reserveren
8
EHBO-middelen bestellen
9
Entreeprijs vaststellen
2 personen
10
Evenementpagina publiceren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Promotie online plaatsen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Bezoekerslijst bijwerken
16
Artiesteninformatie delen
17
Draaiboek afdrukken
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Sleutels en toegang regelen
23
Podium opbouwen
4 personen
24
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
25
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
26
Stroomverdeling aansluiten
2 personen
27
Kabels veilig afplakken
2 personen
28
Bar en buffetten opstellen
3 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Entreebalie inrichten
2 personen
31
Polsbandjes klaarleggen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Toiletten controleren
34
EHBO-middelen klaarzetten
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
37
Artiestenontvangst inrichten
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Lichtshow testen
2 personen
40
Briefing personeel geven
4 personen

Event

41
Entree openen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Barwerkplek schoonhouden
2 personen
48
Podium en publiek bewaken
2 personen
49
Geluidsniveau controleren
50
Artiesten begeleiden
51
DJ-wissels begeleiden
2 personen
52
Verlichting bedienen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds reinigen
55
Voorraad controleren
56
Laatste ronde aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Etensresten koelen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Sanitair grondig reinigen
2 personen
65
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
66
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
67
Podium afbreken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Sleutels terugbrengen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Barbladenaantal 2
Statafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
DJ-mixer
DJ-controllersaantal 2
CDJ-spelersaantal 2
Stagebox
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Laptopstandaardsaantal 2
Reservekoptelefoonsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Moving headsaantal 4
Stroboscoop
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksforensaantal 2
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

LED-lichtsnoerenaantal 6
Aankondigingspostersaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 12
Polsbandjesaantal 220
Garderobekaartjesaantal 200

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische rider van elke artiest op vóór je techniek reserveert. Controleer per act aansluitingen voor DJ-mixer, DJ-controllers of CDJ-spelers, monitorluidsprekers, DI-boxen en eventuele microfoons; zo voorkom je dat een ontbrekende stagebox of kabel pas tijdens de soundcheck opvalt.
Maak de stroomindeling vóór de opbouwdag. Noteer welke groepen de PA, subwoofers, lichtcontroller, moving heads en bar gebruiken en leg stroomhaspels, stekkerdozen, verlengkabels en kabelgoten apart klaar; werk kabels direct af met gaffer tape.
Plan de publiekslogistiek op basis van je bezoekersaantal. Zet entree, garderoberekken, barbladen, statafels, afvalbakken en eventuele klapstoelen op de plattegrond en geef beveiliging, EHBO en catering uiterlijk een week vooraf hun definitieve tijden en toegangsinstructies.
Sluit de bezoekerscommunicatie niet af bij de uitnodiging. Werk de bezoekerslijst bij, verzamel dieetwensen en stuur uiterlijk 48 uur vooraf praktische informatie over entree, aanvang, garderobe, bereikbaarheid en het programma; vermeld ook wanneer deuren en optredens starten.
Reserveer op de opbouwdag extra tijd voor testen. Reken minimaal 2 uur voor podium, geluidsinstallatie en lichtinstallatie samen, en houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een volledige soundcheck en het testen van LED-spots, stroboscoop, microfoons en monitors.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een elektronisch concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiestencontracten. Reserveer techniek, beveiliging, catering en EHBO zodra de datum vaststaat, omdat deze onderdelen snel niet meer beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik de technische rider van een DJ opvragen?: Vraag de rider direct na het eerste inhoudelijke akkoord op en controleer hem uiterlijk 6 weken voor het concert. Gebruik de definitieve rider om PA, DJ-mixer, CDJ-spelers, monitoren, kabels en stroom te reserveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een elektronisch concert?: Plan minimaal 4 uur tussen toegang tot de locatie en de opening van de deuren bij een eenvoudige productie. Reserveer daarvan ongeveer 2 uur voor podium, geluid en licht, 30 minuten voor soundcheck en extra tijd voor controle, aankleding en veiligheidsroutes.
Wanneer verstuur ik de laatste informatie naar bezoekers?: Stuur de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 48 uur voor het concert. Werk de bezoekerslijst tot 24 uur vooraf bij en geef wijzigingen in aanvang, entree, garderobe of bereikbaarheid meteen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.